von Basti

August 20, 2017

Das 4-Ordner-System zur Materialorganisation - lehrer-zeit.de

Vor ein paar Tagen erhielt ich eine sehr nette E-Mail einer Leserin. Sie schrieb: “Mir fehlt noch ein kluges System, um den Überblick über den Unterricht in vielen verschiedenen Klassen zu behalten. Wohin mit den Kopien für den Sachunterricht in Klasse 4a im Gegensatz zu denen für die 4b? Und wie kriege ich das am besten geordnet in meine Tasche?” Ich glaube, die Leserin beschreibt ein sehr gängiges Lehrerproblem. Heute möchte ich dir mein 4-Ordner-System zur Materialorganisation vorstellen, mit dem ich mein Chaos unter Kontrolle halte.

Ich kann nicht mehr sagen, wie oft ich früher noch einmal losrennen musste, um meine vergessenen Kopien zu holen. Auch nicht, wie viel Zeit ich unnötig mit dem Suchen meiner Notizen, Unterrichtsverläufe oder Arbeitsblätter in meiner eigenen Schultasche verbracht habe. So viel Material, so wenig Platz.

Mit der Zeit hatte ich genug davon. Ich habe mir ein System zur Materialorganisation überlegt, das für mich  zuverlässig und sicher funktioniert. Dieses 4-Ordner-System möchte ich hier mir dir teilen.

Mehr Organisation: Organisationssystem für Lehrer (Arbeitszimmer, Material, Schule)

Was ein System zur Materialorganisation leisten muss

Das 4-Ordner-Ordnungssystem, das ich dir zeige, funktioniert für mich sehr gut. Für dich muss das nicht zwangsläufig gelten, da du deinen Unterricht natürlich auch anders gestaltet, als ich das tue. Damit dein persönliches System aber funktioniert, sollte es die folgenden Eigenschaften erfüllen:

1. Platz für alle Eventualitäten bereithalten

Das Ordnungssystem bricht zusammen, sobald unvorhergesehene Materialien dazu kommen, für die kein Platz vorgesehen ist. Ein Schüler überreicht dir morgens einen Zettel von seinen Eltern. Wohin damit? Hast du einen Platz für Prüfungen? Weißt du genau, wohin du die unterschriebenen Elternbriefe ablegen möchtest?

Dein eigenes System muss Platz für diese Eventualitäten haben. Daher überlege dir als ersten Schritt, welche verschiedenen Arten von Papier in deinem Ordnungssystem Platz finden müssen.

2. Klare Kennzeichnung

Ein Ordnungssystem kann noch so gut überlegt sein, das alles bringt dir nichts, wenn du selbst nicht mehr weißt, wohin du die verschiedenen Papiere einordnen wolltest. Daher müssen alle Register oder Ordner eindeutig beschriftet und leicht erkennbar sein.

3. Einfach greifbar

Um die Elternbriefe einzuordnen musst du deinen Ordner A öffnen, auf Registerseite 10 blättern, dort den Schnellhefter herausnehmen, in diesem auf Seite 7 blättern, aus der Folie den Briefumschlag holen und dort den Elternbrief einordnen. Glückwunsch, wenn du da die Übersicht behältst. Zeit kostet das auf jeden Fall.

Ein effizientes Ordnungssystem sollte so einfach gegliedert sein, dass möglichst wenig geblättert und ausgeordnet werden muss. Überlege dir gut, wie viele Unterordner du wirklich haben möchtest.

Mein “4-Ordner-System”

Für das 4-Ordner-System brauche ich

  1. a) 4 Ordner (Überraschung!): 3 normale Mappen, beispielsweise Eckspannermappen und eine Registermappe
  2. b) eine riesige Menge an Aktenhüllen
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Die vier Kernbereiche meiner Materialorganisation

Das 4-Ordner-System besteht nicht zufällig aus vier Bereichen. Ich habe festgestellt, dass der Papierkram in meinem Lehreralltag vier Kernbereichen zugeordnet werden kann.

  1. Mein Unterrichtsmaterial
  2. Unterrichtsmaterial für die Schüler
  3. Prüfungen
  4. Korrespondenzen und Elternbriefe

1. Mein Unterrichtsmaterial

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In meiner Registermappe befinden sich alle Unterrichtsmaterialien, die für mich interessant sind. Die Register der Mappe teilen daher mein Material auf die verschiedenen Fächer und Klassen auf. Ich habe ein Register für jedes Fach in den verschiedenen Klassen.

Da ich meinen Unterricht in einem großen Arbeitsblock vorbereite, muss ich mich immer kurz erinnern, wie der Ablauf der Stunde genau geplant war. Daher benötige ich alle Materialien der Stunde, am besten in der richtigen Reihenfolge geordnet, noch einmal zur Ansicht. Hier kommen die Aktenhüllen zum Einsatz.

Eine Aktenhülle enthält alle für eine Unterrichtseinheit benötigten Materialien, also beispielsweise:

Wichtig: Hier befinden sich keine Kopien! Zum Einen aus Gründen der Übersicht, zum Anderen, weil die Mappe diese Belastung nicht lange überleben wird.

Wie du sehen kannst, habe ich in meiner Registermappe auch noch je ein Fach für Klassenleitung und Lehrerzimmer. Dies sind Reservefächer für alle einzelnen Blätter, die nicht zu Korrespondenzen oder Elternbriefen zählen, oder die für bestimmte Lehrer oder das Sekretariat bestimmt sind.

2. Unterrichtsmaterial für die Schüler

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In diesen Ordner kommen, ganz einfach, alle Kopien. Damit ich mich hier zurechtfinde, habe ich eine Aktenhülle pro Klasse und Fach. Diese Aktenhülle ist wieder eindeutig beschriftet, so dass ich nur noch zugreifen muss.

Damit ich nicht eine ganze Woche mit diesem Gewicht durch die Gegend rennen muss, habe ich mir angewohnt, jeden Morgen direkt nach Betreten des Lehrerzimmers die Kopien für den heutigen Tag aus meinem Schrank in diesen Ordner zu legen. Jeden Morgen. So bleibt das System überschaubar und wasserdicht.

3. Prüfungen

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Im dritten Ordner befinden sich alle gehaltenen oder noch zu haltenden Prüfungen. Diese werden jeweils eingeordnet in, du hast es erraten, einer eigenen Aktenhülle. Ganz oben muss in jeder Aktenhülle ein Blatt liegen, dass es dir ermöglicht, die Prüfung eindeutig zuzuordnen. Idealerweise schreibst du dir Klasse und Name der Prüfung einfach in großen Buchstaben auf ein A4-Papier.

Dieser Ordner kann schnell enorme Ausmaße annehmen. Ein regelmäßiges Aussortieren ist daher sehr wichtig. Ich sortiere die Prüfungen aus, sobald ich die meisten Arbeiten der Schüler zurück bekommen habe. Die fehlenden Arbeiten notiere ich mir dann auf einem Extra-Blatt, das in dem Ordner beiliegt. Ich gebe zu: dieser Teil ist das schwächste Glied des Systems, hat aber bisher trotzdem meist problemlos funktioniert.

Zum Thema Prüfungen empfehle ich dir meine Artikelreihe zum Effizienten Korrigieren

4. Korrespondenzen und Elternbriefe

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Wie könnte es anders sein: auch die verschiedenen, noch zu verteilenden oder bereits wieder eingesammelten Elternbriefe erhalten je eine eigene Aktenhülle. Für Krankmeldungen oder sonstige Briefe von Eltern habe ich eine eigene, eigens beschriftete Hülle parat. Natürlich müssen auch diese regelmäßig aussortiert werden.

Deine Startausrüstung

Wie du siehst, benötigst du für dieses System wirklich nicht viele Utensilien. Zusammengefasst kommst du eigentlich gut über die Runden mit der folgenden Startausrüstung:

  • Eine Registermappe für deine eigenen Materialien
  • 3 Eckspannmappen (am besten in unterschiedlicher Farbe)
  • Aktenhüllen
  • Etiketten, um die Aktenhüllen zu beschriften
Ordnungsmappe 12 Fächer
Eckspannmappe
Aktenhüllen
Etiketten selbstklebend
Oxford Ordnungsmappe A4 aus Kunststoff, 12 Fächer/Taben, Pultordner, orange, 1 Stück
Leitz 45631095 Solid Eckspannermappe PP A4, schwarz
Herlitz 10843753 Aktenhülle A4 PP genarbt Eco., 100er Packung, dokumentenecht
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8,90 EUR
Ordnungsmappe 12 Fächer
Oxford Ordnungsmappe A4 aus Kunststoff, 12 Fächer/Taben, Pultordner, orange, 1 Stück
15,46 EUR
Eckspannmappe
Leitz 45631095 Solid Eckspannermappe PP A4, schwarz
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5,62 EUR
Aktenhüllen
Herlitz 10843753 Aktenhülle A4 PP genarbt Eco., 100er Packung, dokumentenecht
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7,56 EUR
Etiketten selbstklebend
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Fazit

Für mich funktioniert dieses 4-Ordner-System nun seit mehreren Jahren sehr gut. War ich früher chaotisch und durcheinander, so weiß ich jetzt, wo ich meine Materialien suchen muss. Ausnahmen bestätigen die Regel: die Wochenplanarbeit mit 15 verschiedenen Kopien für jeden Schüler passt auch in meinen Ordner nur sehr schwer.

Mein 4-Ordner-System muss natürlich für dich nicht funktionieren. Ich kann dir aber nur sehr ans Herz legen, ein eigenes System zur Materialorganisation zu entwickeln.

Vor allem wäre es natürlich toll, wenn du dein System mit uns teilen würdest. Ich glaube, in Sachen Materialorganisation können wir alle noch viel dazu lernen. Benutzt du ein ähnliches System oder ein komplett anderes? Welche Schwächen erkennst du am 4-Ordner-System?

So kannst du weitermachen

Die Organisation deiner Schultasche ist natürlich nur ein Teil des großen Ganzen. Wie aber sieht die Organisation im Arbeitszimmer aus, wie in der Schule? Wie ist dein PC organisiert? Wenn du dich für meine Herangehensweise interessierst, wirf einen Blick auf meinen Artikel “Ordnungssystem für Lehrer”.

Wenn du gleich loslegen möchtest, möchte ich dir auch sehr gerne meinen Videokurs “Ordnung im Arbeitszimmer” ans Herz legen, in dem ich dich Schritt für Schritt auf dem Weg zu mehr Organisation begleite.

Bis zum nächsten mal.

Und vergiss nicht: Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.

Basti


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