Ordnung im Arbeitszimmer – Büro organisieren

009 - Ordnung im Arbeitszimmer - Das Büro organisieren - lehrer-zeit.de: Zeitmanagement für Lehrer, gegen Stress und Burnout

Wildnis. Chaos. Anarchie. Pandämonium. Das alles trifft auf dein Büro zu? Das ist nicht gut und eine typische Krankheit der Lehrer. Das muss nicht sein. Tatsächlich ist es nur ein einmaliger Aufwand, sein Büro so zu gestalten, dass sich das Chaos unter Kontrolle halten lässt. Dies gilt sogar für grundliegend ordnungsfernere Menschen, wie beispielsweise mich selbst. Deswegen zeige ich dir in diesem Artikel, warum sich Ordnung im Arbeitszimmer lohnt, wie du sie erreichst und wie du sie beibehältst. 

Inhaltsangabe
a) Ordnung im Arbeitszimmer bringt 3 Zeitvorteile
b) 3 Probleme, wegen denen uns Ordnung so schwer fällt
c) Ordnung im Arbeitszimmer in 3 Schritten erreichen
d) Das kannst du sofort umsetzen

Und wenn du direkt loslegen möchtest, melde dich doch für die “15-Minuten-Ausmist-Challenge” an, um festzustellen, wie schnell man sich einer neuen Organisation annähern kann!

Ordnung im Arbeitszimmer bringt 3 zentrale Zeitvorteile

Erst kürzlich habe ich eine Kollegin gefragt, was ihr im Schulalltag am meisten Zeit sparen würde. Ihre Antwort: „Wenn mir mal jemand mein Büro aufräumen könnte.“ Häufig schieben wir das Aufräumen des Schreibtisches immer weiter hinaus.

Dabei ist Ordnung im Arbeitszimmer zu schaffen eine Tätigkeit, der nicht genug Wichtigkeit zugeschrieben wird. Deswegen wird sie aufgeschoben, nicht zeitnah durchgeführt. Dabei bringt ein geordnetes, organisiertes Büro große Zeit- und Produktivitätsvorteile. Denn nicht umsonst ist ein geordnetes Arbeitszimmer ein wichtiger Teil jeder Zeitmanagement-Strategie.

Vorteil 1: Ordnung im Arbeitszimmer – Suchen vermeiden

Der erste Vorteil liegt auf der Hand. Wie viel Zeit hast du schon suchend im Arbeitszimmer verbracht? Nach bestimmten Dokumenten, nach verlegten Materialien, nach dem Rotstift… Die Möglichkeiten, etwas zu verlegen, sind grenzenlos.

Ein organisiertes Büro mit festen Plätzen für alle Gegenstände eliminiert diesen furchtbaren Zeitfresser. Wie schön wäre es, wenn du immer wüsstest, wohin du zu greifen hast? Wenn alles an einem festen Ort wäre? Wenn dir dieser Gedanke zusagt, solltest du Ordnung im Arbeitszimmer schaffen. Eher jetzt als morgen, denn je früher du mit dem Zeitsparen anfängst, umso besser.

Vorteil 2: Ordnung im Büro schafft Arbeitsatmosphäre

Das Wort „Wohlfühlatmosphäre“ sollte auch in einem Arbeitszimmer kein Fremdwort sein. Erst ein organisiertes Büro schafft die richtige Stimmung für die Arbeit. Obwohl ich eigentlich kein sonderlich ordentlicher Mensch bin – in einem aufgeräumten Büro komme ich viel eher in den Workflow.

Es ist einfach ein Gefühl von Professionalität, das in einem organisierten Büro herrscht. Mit den Worten meines Seminarlehrers: „Lehrer sind Profis.“ Ich fühle mich als Teil dieser Arbeitsatmosphäre und werde automatisch produktiver. Das Arbeitszimmer wird zu einem anderen Raum mit besonderem Flair, wie geschaffen für Effizienz. Und somit wird auch wieder Zeit gespart.

Vorteil 3: Ordnung im Arbeitszimmer verhindert Ablenkungen

Wir Lehrer sind sehr empfänglich für Ablenkungen, wahrscheinlich weil wir zum großen Teil zu den kreativen Chaoten gehören. So vorteilhaft diese Eigenschaft in manchen Lebensbereichen sein mag, beim konzentrierten Arbeiten ist sie nicht gerade hilfreich.

Trotzdem scheint das Entfernen, „unterrichtsfremder“ Gegenstände und das Schaffen von Ordnung im Büro eine Kompetenz zu sein, die so manchem Lehrer fehlt. Dabei ist klar: ein organisiertes Büro verhindert, dass wir so leicht den Fokus verlieren und spart so eine Menge Zeit. Lies dazu auch meinen Artikel “Störungen vermeiden – Lehrer und Störungen”

3 Probleme, wegen denen uns Ordnung schwer fällt

Ordnung zu halten ist für die meisten Menschen (mich eingeschlossen) eine große Herausforderung. Interessanterweise lässt sich Unordnung auf ein paar wenige Grundprobleme zurückführen.

Grundprobleme fehlender Ordnung im Arbeitszimmer

Problem 1: Zu viel Zeug

Der “Jäger und Sammler” hat ein Problem mit der Ordnung, da es unwahrscheinlich schwer fällt, die Kontrolle über seine vielen Gegenstände, Bücher, Materialien und seinen Papierkram zu behalten. Es ist einfach zu viel da, was herumliegen kann.

Problem 2: Kein fester Platz für Gegenstände

Der zweite Hauptgrund für Unordnung ist, dass wir oftmals keine geeignete Ablagefläche für verschiedene Gegenstände haben. Das führt dazu, dass wir vieles „einstweilen“ mal auf dem Schreibtisch zwischenlagern. Doch damit wird das eigentliche Problem nicht gelöst: Wohin mit dem Zeug?

Und so passiert das, was wir alle kennen. Die Haufen werden größer, die Übersicht kleiner, die Hemmschwelle, überhaupt mit dem Arbeitszimmer aufräumen zu beginnen steigt mit jedem neuen Gegenstand an. Ein Teufelskreis. Die Grundregel Nummer 1 für jedes Ordnungssytem lautet also: Alles braucht seinen Platz.

Problem 3: „Ich habe keine Zeit“

Wie ich oben schon erklärt habe, handelt es sich hierbei wirklich um eine Ausrede, die du selbst nicht gelten lassen darfst. Die Zeit, die dir ein aufgeräumtes Büro sparen kann, wiegt die Zeit für das eigentliche Aufräumen mehrfach auf.

Lass dir das von mir als absolutem Chaoten gesagt sein: Es lohnt sich! Wenn du ein vernünftiges System hast, genügen dir täglich wenige Minuten, um dieses am Laufen zu halten. Und die Auswirkungen auf deine Produktivität sind enorm. Also lass dich nicht von Ausreden stoppen. Übrigens: Die Ausrede “Ich habe keine Zeit” gehört zu einer der 5 Aussagen, die ich in Podcast-Folge 5 “Verbanne diese 5 Sprüche aus deinem Leben” bespreche.

Problem erkannt – Problem gebannt

Für Probleme gibt es glücklicherweise auch Lösungen. Im Folgenden stelle ich dir meine Methode vor, Lehrer Arbeitszimmer zu organisieren und in Ordnung zubringen.

Ordnung im Arbeitszimmer in drei Schritten erreichen

Mir selbst ist es lange Zeit sehr schwer gefallen, Ordnung zu schaffen und auch zu halten. Ich habe verschiedenste Ordnungssysteme, Regalbauten und Strategien versucht, nur um jedes mal wieder nach einer Woche erneut im Chaos zu versinken. Erst durch einen Umzug in eine viel kleinere Wohnung konnte ich ein Ordnungssystem etablieren, das sehr lange hält.

Dazu war es zunächst nötig, rigoros auszumisten. In der neuen Wohnung hatte im Anschluss die Möglichkeit, mir ein passendes und auf meine Arbeitsweise zugeschnittenes Ordnungssystem zu überlegen. Und endlich habe ich mir auch Routinen und Gewohnheiten überlegt und angeeignet, die dieses System bewahren konnten. All diese Schritte möchte ich dir hier in Kürze vorstellen.

Noch ein kurzer Hinweis: Sehr ausführlich und im Detail lernst du all diese Schritte in meinem Videokurs “Ordnung im (Lehrer-) Arbeitszimmer” kennen.

Teil 1 – Ausmisten

Eigentlich wissen wir alle, dass regelmäßiges Ausmisten nötig ist. Dennoch fällt es uns häufig sehr schwer. Schließlich bekommen wir ja auch gesagt, wir seien “Jäger und Sammler”. “Was ist, wenn ich dieses Buch doch noch brauche? Wenn der Kollege seinen Ordner doch einmal wieder haben möchte? Oder mich die Schüler nach dem Geschenk fragen?”

Bedenken dürfen dich nicht abhalten

Diese Bedenken und das schlechte Gewissen dürfen dich dennoch nicht davon abzuhalten, rigoros wegzuwerfen. Die Vorteile von “weniger, dafür besser” sind einfach überwältigend. Denn wenn du mal einen Blick in dein Arbeitszimmer wirfst, wirst du feststellen, dass du einen Großteil deiner Lehrer-Besitztümer selten bis nie benötigst. Vieles wird eingekauft für ein ominöses “Später” oder aufgrund von Schuldgefühlen behalten.

Die Vorteile sind zahlreich

Alleine schon die Tatsache, dass du alles viel schneller findest, wenn weniger da ist, könnte jedoch überzeugend genug sein. Du weißt wo deine Gegenstände stehen und hast auch gar nicht erst eine so große Menge an Gegenständen, die Unordnung erzeugen können.

Zudem kann ich dir aus eigener Erfahrung berichten, dass es durchaus auch glücklich macht, Ballast loszuwerden. Du schaffst auf diese Weise wesentlich mehr Raum für Kreativität und eine gewisse Ruhe in dem täglichen Durcheinander, welches unser Beruf sowieso schon mit sich bringt.

Wie viel Ausmisten ist realistisch?

Ich sage dir auch nicht, dass du jetzt losgehen und wahllos Dinge wegwerfen sollst. Vielmehr geht es darum, sich gezielt bei allen (ja, ALLEN) Gegenständen klar zu werden, ob man sie wirklich braucht. Dann gilt es, eine Entscheidung für oder gegen diesen Gegenstand zu treffen. Ein durchaus realistisches Ziel ist hier,  25-50 % deines Zeuges loszuwerden.

Ich möchte dir helfen, auch zu erfahren, dass Ausmisten weder schlimm noch anstrengend ist. Deswegen habe ich die “15-Minuten-Ausmist-Challenge” für dich erstellt. Diese dauert tatsächlich nur 15 Minuten und macht, so glaube ich, auch tatsächlich ein bisschen Spaß. Ich habe sie sogar mit Musik unterlegt 🙂

Ausmisten mit System

Da ich aber weiß, wie schwer Ausmisten fallen kann, habe ich mir einige Methoden überlegt, um es dir zu vereinfachen. Zum Einen macht es Sinn, verschiedene Stapel für die Gegenstände zu bilden. Meine 4-Stapel-Methode beinhaltet einen Wegwerf-Stapel, einen Verschenk- und Verkaufsstapel, einen Digitalisierungsstapel für Papierkram, den man in digitaler Form behalten möchte und einen Stapel mit Zeug, bei dem man zunächst noch unsicher ist.

Diese Stapel sollten auch mehrmals bearbeitet werden, da du während dem Ausmisten mit Sicherheit in einen “Ausmist-Flow” kommst, der dich noch weiter zum Wegwerfen motiviert.

6 Fragen für einfacheres Ausmisten

Um die Entscheidung für oder gegen einen Gegenstand zu vereinfachen, habe ich zudem 6 Fragen zusammengestellt.

  1. Wann wurde der Gegenstand zuletzt genutzt?
  2. Erfüllt der Gegenstand die 20-20-Regel? (Kannst du ihn in unter 20 Minuten für unter 20 € ersetzen?)
  3. Würdest du bemerken, wenn der Gegenstand fehlen würde?
  4. Nutzt du den Gegenstand gerne?
  5. Wirst du jemals einen Platz für den Gegenstand finden?
  6. Kannst du ihn digitalisieren oder neu ausdrucken?

Teil 2 – Organisieren

Nach dem Ausmisten ist es Zeit für die Organisation deiner übriggebliebenen Materialien. Und hier gibt es einen weit verbreiteten Fehler: Viele setzen nämlich Organisation mit dem Einkaufen von Ordnern, Kisten und Möbeln gleich! Hier ergibt sich dann aber das Problem, dass die Organisation um die vorhandenen Organisationsmaterialen strukturiert wird, anstatt sich an deiner Arbeitsweise zu orientieren.

Ich möchte dir einen anderen Ansatz vorschlagen, bei dem der Einkauf tatsächlich erst ganz am Schluss kommt. Dabei gibt es einige Grundsätze zu beachten, von denen ich dir jetzt hier in Kürze die wichtigsten vorstellen möchte.

Der oberste Grundsatz: Alles braucht seinen Platz

Dieser Grundsatz sollte dich durch die komplette Organisation begleiten. Am Ende muss für jeden Gegenstand absolut klar sein, wo er sich ab jetzt befindet. Diese einfache, aber oft unbeachtete Grundregel hat mir sehr viel Kopfzerbrechen und Zeit gespart.

Die Platzzuweisung vornehmen

Hier werden die verschiedenen Organisationsgrundsätze durchgeführt. Es ist hierbei wirklich wichtig, dich an deiner eigenen Arbeitsweise zu orientieren. Dabei wäre es gut, die Häufigkeiten einzuschätzen, mit denen du bestimmte Gegenstände gebrauchst.

Folgende Reihenfolge der Organisation und Platzzuweisung deiner Gegenstände hat sich bewährt:

  1. Alles, was du im Moment gar nicht brauchst (diese Gegenstände können beispielsweise in eine Abstellkammer)
  2. Alles, was du sehr häufig brauchst (natürlich möglichst nahe am Arbeitsplatz)
  3. Ablagen schaffen, für alles, was keinen dauerhaften Platz haben wird
  4. Alles, was du selten brauchst

Eigentlich hört sich dieser Ablauf simpel an. Ich kann dir aber garantieren, dass er sich eine ganze Weile hinziehen wird. Zur Unterstützung habe ich noch viele nützliche Tipps im Videokurs hinzugefügt und jeden Schritt sehr ausführlich erläutert.

Organisationsmaterial kaufen

Wenn du die Platzzuweisung erledigt hast, wirst du vermutlich feststellen, dass du noch Gegenstände für die finale Ordnung im Arbeitszimmer brauchst. Da du aber jetzt weißt, wo deine Gegenstände hin sollen, wird dir der Einkaufsvorgang wesentlich leichter fallen, als wenn du einfach blind ins Möbelgeschäft gerannt wärst. Somit sparst du mit dieser Vorgehensweise nicht nur Zeit, du vermeidest auch Fehlkäufe und kannst deine Materialien auch im zueinander passenden Stil wählen.

Teil 3 – Ordnung halten

Natürlich gehört auch Einiges dazu, ein erstelltes Ordnungssystem einzuhalten. Ich habe einige wenige Gewohnheiten identifiziert, deren Durchführung kaum Zeit beanspruchen, die Einhaltung der Ordnung aber wesentlich vereinfachen. Es gibt tägliche, wöchentliche und halbjährliche Rituale.

  1. Tägliche Rituale
    1. 5 Minuten Aufräumen nach erledigter Arbeit
    2. Prüfen, ob du einen neuen Platz für neue Gegenstände festlegen musst
  2. Wöchentliches Ritual: Ablagen einsortieren
  3. Halbjährliche Rituale
    1. Ausmisten
    2. Nicht benötigte Gegenstände wegpacken
    3. Benötigte Gegenstände aus dem Abstellbereich holen

Diese Gewohnheiten halten die Ordnung im Arbeitszimmer am Laufen, da sie alle eventuellen Unordnungsherde eliminieren. Es fällt nicht schwer, der tägliche Aufwand ist wirklich sehr gering und das Organisationssystem bleibt nachhaltig bestehen. Was will man mehr?

Das kannst du sofort umsetzen

Solltest du schon jetzt absolut motiviert sein, etwas an deiner Ordnung im Arbeitszimmer zu ändern, dann wirf einen Blick auf meinen Videokurs zur “Videokurs zur Ordnung im Lehrer-Arbeitszimmer”.

Möchtest du es zunächst ruhiger angehen, dann melde dich jetzt für die kostenlose “15-Minuten-Ausmist-Challenge” an, bei der du feststellen wirst, wie schnell du durch simples Aussortieren viel mehr Ordnung in deinem Arbeitszimmer schaffen kannst.

Wenn du erfolgreich Ordnung im Arbeitszimmer geschafft hast, dann lass es auch die anderen Leser wissen. Ein kurzer Kommentar, auch gerne mit Kritik oder Verbesserungsvorschlägen, mehr braucht es dazu nicht. Lies zudem nach, warum du auch Wert auf zeitsparendes Arbeiten legen solltest.

Bis zum nächsten mal.

Und vergiss nicht: Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.

Basti

Leave a Comment:

(5) comments

Tobias 2019-07-27

Ich danke Ihnen für den interessanten Artikel. Ordnung im Arbeitszimmer kann die Arbeit enorm vereinfachen.
Beste Grüße,
Tobias

Reply
    Basti 2019-08-19

    Hallo Tobias, danke für den Kommentar! Die Arbeit und damit das ganze Leben 🙂
    Worauf legst du bei einem ordentlichen Arbeitszimmer wert?

    LG Basti

    Reply
Jens 2018-10-24

Ich danke Ihnen für den tollen Beitrag. Ordnung am Arbeitsplatz ist wirklich sehr wichtig. So geht die Arbeit auch viel leichter von der Hand.

Reply
manu 2017-05-30

Wo nimmst du nur die Zeit für das alles hier her 😉
Gefällt mir!
Schau ich mir bei Gelegenheit noch genauer an…jetzt muss ich weiter korrigieren…

Reply
    Basti 2017-05-30

    Gutes Zeitmanagement natürlich 🙂 Zeit blocken für alles, was mir wichtig ist. Das hilft unheimlich, beim Korrigieren Gas zu geben 🙂

    Reply
Add Your Reply

Leave a Comment:

>