Jeder kennt sie, jeder ist sich darüber bewusst, dass sie ihm helfen können: To Do Listen. Ich selbst habe mich lange gegen das Verwenden von To Do Listen gesträubt, wie auch viele meiner Lehrer-Kollegen. Durch eine solche Liste fühlte ich mich zu stark unter Druck gesetzt. Ein Trugschluss: Seit ich mit To Do Listen arbeite, verspüre ich sogar viel weniger Druck, bin organisierter, aufgeräumter und zielgerichteter. Hier erfährst du, warum.

Warum du To Do Listen führen solltest

1. Entlaste dein Gehirn

Jeden Tag müssen wir an so viel denken und jeden Tag vergessen wir dementsprechend auch eine ganze Menge. Das ist prinzipiell meistens nicht so tragisch, kann aber zur Belastung werden. Wie oft verlassen wir das Haus mit dem Gefühl, etwas vergessen zu haben?

Ich begann vor allem mit dem To Do Listen schreiben, weil ich sehr große Probleme beim Einschlafen hatte. Zu viele Gedanken kreisten mir immer und immer wieder durch den Kopf. Dann hörte ich einen wertvollen Tipp: vor dem Schafen gehen noch alles aufschreiben, was morgen wichtig sein könnte. Und tatsächlich: wenn du dir alles, was du vergessen könntest noch schnell von der Seele schreibst, bist du entspannter und kannst dich auf andere Lebensbereiche konzentrieren.

Wenn auch dir oft zu viele Gedanken auf einmal durch den Kopf spuken oder du einfach nicht zur Ruhe kommst, solltest du unbedingt einmal das Führen einer To Do Liste ausprobieren.

2. Behalte den Überblick

Gerade bei großen Projekten neigen wir gerne dazu, uns im Detail zu verkünsteln. Wir verlieren so recht schnell den Blick für das große Ganze und arbeiten uns an kleinen, oft unbedeutenden Bestandteilen des Projekts auf. Am Ende stehen wir vor dem Problem, dass uns die Zeit für alle anderen Punkte nicht mehr ausreicht. So entsteht Stress und Termindruck. Um da den Überblick zu behalten, helfen To Do Listen.

Eine besondere Form einer solchen Liste ist die Next-Step-Liste. Hierbei wird ein Projekt in viele kleine Teilschritte unterteilt und nacheinander abgearbeitet. Lies dir meinen Artikel zur Next-Step-Liste für genauere Informationen durch.

Wer dazu neigt, bei größeren Aufgaben das große Ganze aus den Augen zu verlieren oder in Zeitdruck zu verfallen, der ist vielleicht gut beraten, es einmal mit To Do Listen zu versuchen.

Wie du die To Do Liste führst

1. Schaffe ein Inbox-System

Ich habe es in diesem Artikel schon erwähnt: Du brauchst eine Inbox um alle neu anfallenden Aufgaben schnell notieren zu können. Eine Inbox ist in meinen Augen essentiell, denn nicht immer hast du die Zeit, dir sofort die richtige To Do Liste herauszusuchen. In deiner Inbox speicherst du schnell alle neuen Tätigkeiten und sortierst sie später richtig ein. So entgeht dir nichts mehr

2. Digitale To Do Listen

Ich bin natürlich ein großer Fan der digitalen Listen. Es gibt eine Menge Systeme für das Smartphone. Ich nutze Evernote für meine Listen, da ich es auch für andere Bereiche verwende und es sich auch wunderbar mit meinen verschiedenen PCs und Tablets synchronisieren lässt.

Tatsächlich sind für das reine To Do Listen schreiben aber in meinen Augen die Apps Todoist und Wunderlist fast geeigneter. Auch hier heißt es wieder: Ausprobieren und nachbessern.

3. Analoge To Do Listen

Wer gerne mit handfesten Listen arbeiten möchte, dem seien hier ein paar Systeme zum Ausprobieren empfohlen:

• Das klassische Notizbuch: wenn du davon ein Fan bist, könnte das Bullet Journal etwas für dich sein
• Pinnwand/Magnetwand: schau mal bei Pinterest, es gibt unzählige Möglichkeiten
• Klebezettel, z.B. an einer Tür oder Wand

Verschiedene Arten von To Do Listen

Es gibt viele verschiedene Systeme, To Do Listen zu führen. Alle haben natürlich ihre Vor- und Nachteile. Ich stelle dir hier die, in meinen Augen, wichtigsten Systeme vor. Am Ende wird wohl jeder für sich selbst eine Art Mischform etablieren. Du musst einfach durch Ausprobieren herausfinden, was für dich am besten funktioniert und deine Art zu arbeiten am besten unterstützt.

1. To Do Listen nach Ort oder Kontext

Hierbei werden die verschiedenen Aufgaben nach dem Ort, an dem sie durchgeführt werden müssen eingeteilt. Man spricht auch von „Kontextlisten.“ Hier ein Beispiel:

Der Vorteil dieses Systems ist, dass man sich an jedem Ort nur um eine bestimmte Anzahl an To Dos kümmern muss. Dadurch ist man nach Erledigung an der ortsgebundenen Tätigkeiten bereits wieder geistig befreit und kann sich dort locker und entspannt aufhalten.

Der Nachteil liegt hauptsächlich darin, dass bei dieser Art von Liste deine To Do Sammlung immer parat sein muss. Wenn du allerdings eine digitale Liste am Smartphone führst, entfällt dieser Nachteil bereits wieder.

2. To Do Listen nach Zeitdruck und Dringlichkeit

Wenn du dazu neigst, alle Aufgaben immer sofort erledigt haben zu wollen, weißt du, wie stressig das werden kann. Eine tolle Möglichkeit, sich hierbei viel Druck zu nehmen, ist die Unterteilung deiner To Dos nach dem Zeitdruck bzw. der Dringlichkeit.

Wenn du in diesem System konsequent die dringlichsten Aufgaben zuerst erledigst, überlistest du dich wunderbar selbst. Du kommst erst gar nicht in Verführung, alles gleichzeitig erledigen zu wollen. Ein weiterer Vorteil: Manche Aufgaben erledigen sich von selbst. Also ruhig mal langfristige Aufgaben stehen lassen, vielleicht müssen sie in ein paar Wochen gar nicht mehr durchgeführt werden.

3. To Do Listen nach Lebensbereichen und Zielen

Ich denke diese Unterteilung sollte in jedem To Do Listen-System vorkommen. Verschiedene Interessen führen zu verschiedenen Aufgaben, also auch zu verschiedenen To Do Listen.

4. Mischformen

Natürlich können diese beiden Hauptformen beliebig miteinander und auch mit anderen Formen verknüpft werden. Genauso vermischt man natürlich auch private und schulische To Dos nur zu oft miteinander (beispielsweise werden private und schulische Angelegenheiten am PC oder unterwegs erledigt).

Finde dein eigenes System, eines das wasserdicht ist und für dich funktioniert. Hier heißt es Ausprobieren. Gib nicht auf, wenn der erste Versuch scheitert, sondern bleib dran und bessere nach. Es lohnt sich.

Weitere Listenarten

Es würde hier den Rahmen sprengen, alle möglichen Arten von To Do Listen aufzuzählen. Lies mal in diesem Artikel nach um noch einige weitere Inspirationen zu erhalten.

Mein To Do Listen-System

Ich habe mir im letzten Jahr ein System überlegt, welches für mich wunderbar funktioniert. Das gilt aber hierbei für mich, deines wird vermutlich ganz anders aussehen. Ich erkläre es dir hier als Inspiration und möchte dir zeigen, wie individuell ein solches System werden kann.

1. Große Ziele

Hier notiere ich alle meine großen Ziele aus meinen verschiedenen Lebensbereichen. Dabei gehe ich recht konkret vor, damit ich diese Ziele klar vor Augen habe. Eigentlich handelt es sich dabei um eine Art Bucketlist mit allem, was ich in den nächsten Jahren erreichen möchte. Diese Ziele sind natürlich nicht nur schulbezogen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Ziele aus den Bereichen

• Familie
• Urlaub
• Musik
• Gesundheit und Fitness
• Bloggen
• Beruf
• Finanzen
• …

2. Vierteljahresziele

Um meinen Zielen näher zu kommen, setze ich mir alle drei Monate verschiedene Etappenziele. Diese helfen mir dabei, mir immer wieder genau die nächsten Schritte zu überlegen um meine großen Ziele erreichen zu können.

3. Aktuelle Projekte

Hier führe ich meine aktuellen Next-Step-Listen. Thomas Mangold empfiehlt, immer nur ein Projekt zu führen, da man sonst den Fokus verliert. Damit hat er sicher recht. In meinem Leben funktioniert das allerdings nicht wirklich, da ich einfach viele Hobbies gleichzeitig habe.

4. Privater Bereich

Eine Liste für alle privaten Angelegenheiten. Diese unterteile ich weiter in

• 15 Minuten Aufgaben: Aufgaben, die nicht länger als 15 Minuten dauern. Diese Liste habe ich, da solche Aufgaben schnell mal dazwischen geschoben werden können, wenn sich ein kurzes Zeitfenster öffnet. Achtung: mit Aufgaben unter zwei Minuten verfahre ich nach der 2-Minuten-Regel.
• Eat-The-Frog Aufgaben: alles, worauf ich absolut keine Lust habe, aber trotzdem erledigt werde muss, kommt auf diese Liste. Nach der Eat-The-Frog-Regel sollte man jeden Tag als erstes eine solche Aufgabe erledigen, was mir zumindest immer häufiger gelingt, seitdem ich diese Aufgaben alle konkret aufgelistet habe.

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• Mit anderen abstimmen: nicht alle Aufgaben können alleine erledigt werden. Wenn man sich zunächst terminlich mit anderen Leuten einig werden muss, kommt diese Aufgabe auf diese Liste. Solche Terminabstimmungen kann man übrigens auch wunderbar stapeln.
• Fester Termin: zeitlich geordnet, so dass ich automatisch auch sehe, welche Aufgaben am dringlichsten erledigt werden müssen
• Sonstiges: für Sonstiges (Überraschung…)

5. Schule

Da dies Schule einen sehr großen Teil meines Lebens darstellt, gewähre ich ihr die Ehre einer eigenen Liste.

• Lehrerzimmer: Alles, was mit anderen Lehrern, dem Sekretariat oder dem Rektor abgeklärt werden muss.
• Kopierraum: eine Liste mit allen Kopien, die ich erledigen muss
• Klasse: Infos und Erledigungen für meine und andere Klassen (z.B. Prüfungstermine etc.)
• Unterricht: Was muss noch erledigt werden für die nächsten Tage Unterricht?
• Organisatorisches und Projekte: Alles, was über einen längeren Zeitraum organisiert werden muss. Dabei handelt es sich zumeist um Next-Step-Listen.

Das kannst du sofort tun

Zum Einführen eines funktionierenden To Do Listen Systems solltest du nach den folgenden Schritten vorgehen:

1. Überlege dir, welche To Do Bereiche für dich wichtig sein könnten, am besten schriftlich, z.B. mit Mindmap
2. Entscheide dich für ein digitales oder analoges System, das dir am sympathischsten und durchhaltbarsten erscheint
3. Prüfe deine To Dos zu festen Zeitpunkten (z.B. jeden Morgen, jeden Abend etc.)
4. Verbessere dein System. Scheue dich nicht davor, alle komplett zu ändern. Es muss ja für dich funktionieren.

Abschluss

Ich hoffe sehr, ich konnte dich ein wenig inspirieren. Wie gesagt: für meine Produktivität war das Einführen einer To Do Liste ein sehr wichtiger Schritt. Ich kann nur wieder sagen: Probier es aus. Und zwar besser heute als morgen.

Ich bin gespannt auf dein Feedback und deine Kommentare. Lass mich deine Meinung hören.