ToDo-Listen – Warum todoist für Lehrer ideal ist

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Kennst du das auch? Ständig neue Aufgaben, neue Projekte und kein Ende in Sicht. Welche Aufgabe musste ich heute noch mal erledigen? Womit soll ich anfangen? Habe ich da nicht einen wichtigen Schritt vergessen? Gerade der Lehreralltag bringt täglich neue Aufträge und Ziele mit sich. ToDo-Listen stellen hierbei sicher eine große Hilfe dar, werden aber schnell unübersichtlich. Dies gilt gerade dann, wenn du solche Listen auch für deinen privaten Bereich führen möchtest. Ich möchte dir heute mit todoist eine App vorstellen diese Probleme für dich lösen kann.

In den letzten Monaten konnte ich feststellen, dass die App todoist für Lehrer und ihren Alltag perfekt geeignet ist. In diesem Artikel möchte ich dir Vorteile, Nachteile und die wichtigsten Funktionen der App darstellen.

Eine Warnung zum Anfang

Sei bereits hier gewarnt: Eine gut geführte ToDo-Liste kann in deinem Leben für Ordnung und Übersicht sorgen. Deine Aufgaben erledigen musst du allerdings weiterhin selbst. Ich habe mir rund um die App todoist ein System erstellt, mit dessen Hilfe ich einen wesentlich größeren Anteil meiner Aufgaben nicht nur erfasse, sondern tatsächlich auch erledige. Dieses System kannst du in meinem Video-Kurs „Das (Lehrer-)Leben organisieren mit todoist“ Schritt für Schritt erlernen.

Das Lehrer-Leben organisieren mit todoist - lehrer-zeit.de: Zeitmanagement für Lehrer, gegen Stress und Burnout

Warum jeder eine App für ToDos haben sollte

Zunächst stellt sich aber die Frage, wieso man sich überhaupt eine App für seine Aufgaben holen sollte. Schließlich kannst du Aufgaben ja auch problemlos auf einem Zettel oder in einem Notizbuch sammeln. Hierbei wirst du aber unweigerlich sehr schnell auf verschiedene Probleme stoßen.

Probleme bei analogen Todolisten

1. Analoge ToDo-Listen sind oft nicht griffbereit

Wie oft ist es dir schon passiert, dass du etwas notieren musstest, aber die passende Notiz-Möglichkeit nicht greifbar war? Da wird dann schnell etwas auf einem Post-It notiert oder ein loser Zettel irgendwohin gelegt und später natürlich fieberhaft gesucht. Zudem haben auch Notizbücher selten ein Format, das dazu anregt, sie jederzeit mit sich zu tragen.

2. Handgeschriebene ToDo-Listen werden schnell unübersichtlich

Durchgestrichene Aufgaben, durcheinander geworfene Bereiche, halbvolle Seiten… Handgeschriebene Aufgabenlisten haben durchaus ihren Reiz und sind eine Zeit lang auch recht schön anzusehen. Gerade aber, wenn du solche Listen über große Zeiträume hinweg führen möchtest, werden sie schnell zu einer Sammlung von Gekritzel, Fehlern und Eselsohren, in denen du nichts mehr findest.

3. Handgeschriebene Aufgabenlisten können nicht neu sortiert werden

Das gezielte Suchen nach Aufgaben, Projekten oder allgemein Kategorien wird in handgeschriebenen ToDo-Listen schnell zum eigenen Projekt. Es fehlt an Möglichkeiten, Aufgaben mit Prioritäten oder Bereichen zu versehen, nach denen sie ausgewählt werden können. Zudem erfolgt eine Auflistung nur einmalig, ein Verschieben in andere Kategorien ist nur mittels Durchstreichen und erneutem Notieren möglich.

Problemlöser ToDo-Listen-Apps

Die gute Nachricht: all diese Probleme können mit Apps wie todoist behoben werden. In jeder handelsüblichen Applikation kannst du zudem Aufgaben näher kategorisieren und in verschiedene Bereiche oder Projekte einteilen. Zusätzlich ist es stets möglich, diese Projekte zu verschieben, mit Terminen zu versehen, nachträglich zu bearbeiten oder rückstandslos zu löschen.

Dies allein stellt in meinen Augen schon völlig unschlagbare Vorteile gegenüber handgeschriebenen ToDo-Listen dar. Warum todoist in nach meiner Ansicht allen anderen Apps weit überlegen ist, möchte ich dir gleich darstellen. Vorher möchte ich aber natürlich nicht verschweigen, dass eine ToDo-Listen-App auch einige wenige Nachteile mit sich bringt.

Mögliche Einwände gegen eine App

Es gibt eigentlich nur zwei wirklich überzeugende Gegenargumente, eine App verwenden.

1. „Ich hab kein Handy und will auch niemals eines haben“

Man kann davon, dass wir tatsächlich immer mehr Zeit vor Bildschirmen verbringen, natürlich halten, was man möchte. Dass dies grundsätzlich keine durchwegs gesunde Entwicklung ist, steht aber außer Frage. Ich habe daher größten Respekt vor allen, die sich diesen Auswüchsen konsequent entziehen können. Gehörst du zu dieser Kategorie von Menschen, dann ist dieser Artikel nichts für dich, so ehrlich möchte ich mit dir sein. Nutze deine Zeit jetzt lieber anderweitig, anstatt dich durch diesen Artikel zu quälen.

2. „Ich bin schneller, wenn ich per Hand schreibe“

Ich kann diesem Argument gar nicht widersprechen, denn mir geht es genauso. Obwohl ich sehr früh bereits mein erstes Smartphone hatte, kann ich bis jetzt nur erstaunt meine Kinnlade fallen lassen, wenn ich meine Schüler beim Tippen auf ihren Smartphones beobachte. Ein solches Tempo werde ich nie erreichen. Dementsprechend schneller bin ich daher natürlich mit Stift und Papier.

Aber: Trotz allem habe ich mein Handy stets dabei, was ich von Notizblock und Stift nicht behaupten kann. Bei wie vielen Einfällen, Ideen, Geistesblitzen oder auch Erinnerungen an wichtige Aufgaben ging es dir schon so, dass du dringend etwas zum Aufschreiben benötigt hättest, aber kein Stift weit und breit erreichbar war? Ich bin gerne bereit, ein bisschen länger mit dem Eintippen meiner Aufgaben zu verbringen. Dafür ist schließlich sichergestellt, dass mir keine Aufgaben mehr entwischen  und ich später in umso größeren Stress gerate. Gerade todoist verfügt zudem über eine riesige Menge an zusätzlichen, unschlagbaren Vorteilen.

todoist: Unschlagbare Vorteile

Ich habe in den letzten Jahren schon viele Apps zur Aufgabenverwaltung ausprobiert. Keine konnte mich bisher wirklich zufrieden stellen. Und vorne weg: auch todoist ist nicht bis in den letzten Winkel perfekt. Zudem sei gesagt, dass todoist zwar in den umfangreichen Grundfunktionen kostenlos ist, für die perfekte Nutzung meines todoist-Systems jedoch eine geringe Gebühr (aktuell für Lehrer 16 €) pro Jahr anfällt. Warum sich die App trotzdem vielfach auszahlt, werde ich dir jetzt erläutern.

1. Die Grundfunktionen sind kostenlos

Die kostenlosen Grundfunktionen der App decken alle wichtigen Bereiche ab, über die eine Standard Todo App verfügen muss. Du kannst beliebig viele Projekte anlegen, Aufgaben mit Terminen versehen, verschiedene Geräte miteinander synchronisieren und deinen Aufgaben Prioritäten zuweisen.

2. Hervorragende, intuitive Handhabung

Die Eintragung von Aufgaben erfolgt relativ selbsterklärend. Neue Aufgaben werden mit einem Plus-Symbol hinzugefügt, und können ganz einfach hin und her verschoben werden. Erledigte Aufgaben werden mit einfachen tippen oder klicken abgehakt.

Spannend ist die Möglichkeit, beispielsweise Termine per Text einzugeben. Die Eingabe des Textes“„morgen“ führt dazu, dass die Aufgabe für den nächsten Tag eingetragen wird. Auf diese Weise lässt sich zusätzlich Zeit sparen. Ähnlich lassen sich Aufgaben per Text in Projekte, Prioritätsstufen oder Aufgabenbereiche einteilen.

3. Verknüpfung mit anderen Programmen

Die Verbindung mit anderen Apps, wie zum Beispiel dem Google Kalender, erfolgt nahtlos. Auf diese Weise ist es möglich, Termine des einen Programms mit denen des anderen Programms zu synchronisieren. Somit wird eine Erfassung von Aufgaben noch lückenloser. Die Integrationen findest du auf der todoist-Website.

4. Synchronisation über verschiedene Plattformen

Todoist ist auf allen gängigen Smartphone-Betriebssystemen installierbar. Zudem kann es an jedem PC über den Webbrowser aufgerufen werden. Die Synchronisation funktioniert nahtlos, weswegen auf jedem System auf die To-do-Liste zugegriffen werden kann. Dies ermöglicht ein sehr flexibles Arbeiten mit der Liste, da sie jederzeit zugänglich ist und auf verschiedenen Systemen bearbeitet werden kann.

5. Lehrer erhalten Premiumfunktionen zum halben Preis

Für alle Personen, die in einem schulischen Umfeld arbeiten, stellt todoist seinen Business-Account mit zusätzlichen Premium-Funktionen im Vergleich zur Gratis-Variante zum halben Preis zur Verfügung. Dafür muss lediglich eine Bestätigung der Schulzugehörigkeit als Scan zum Antrag beigefügt werden.

6. Aufgaben können vielfältig sortiert werden

Durch den sinnvollen Einsatz der Funktionen „Projekte“ und „Etikette“ können Aufgaben in todoist auf verschiedene Weise mit Eigenschaften versehen werden. Durch die Projektansicht lassen sich dann beispielsweise alle Aufgaben eines bestimmten Lebensbereiches anzeigen. Die Projektansicht nutze ich etwa für das Sammeln aller schulischen Aufgaben.

Diese Aufgaben lassen sich dann zusätzlich mit Etiketten versehen, mit denen Aufgaben eine weitere Kategorie zugewiesen werden kann. Hiermit können beispielsweise alle Aufgaben, bei denen telefoniert werden muss, mit dem Etikett „Telefon“ versehen werden. Dies ermöglicht nochmals eine genauere Sortierung nach Aufgaben. So lassen sich sehr schnell gleiche Aufgaben markieren und sortieren.

7. Einfaches Setzen von Prioritäten

In unserem Alltag verwechseln wir zu häufig Dringendes mit Wichtigem. Das Dringende nimmt daher vielfach zu viel Platz ein, wogegen das Wichtige gerne in Vergessenheit gerät. Um dem entgegenzuwirken, hilft es, sich seine Prioritäten stets klar vor Augen zu führen.

Todoist beinhaltet mit seinem Prioritätensystem eine einfache Möglichkeit, seine Aufgaben in Prioritätsstufen einzuteilen. Zudem können natürlich alle Todos nach Priorität sortiert werden. So kannst du wesentlich leichter sicherstellen, dass du auch die Aufgaben angehst, die für dich besonders wichtig sind.

8. Karmapunkte: das Leben ist ein Spiel

Kennst du den Begriff der Gamification? Er besagt, dass bestimmte Bereiche des Lebens freudiger behandelt werden, wenn sie Elemente eines Spiels enthalten. Diesem Umstand kommt todoist mit seinem Karmasystem entgegen.

Für erledigte Aufgaben erhältst du Karmapunkte. Auch für bestimmte, selbst gesteckte Ziele werden solche Punkte vergeben. So steigst du nach und nach, Stufe um Stufe auf, vom Anfänger bis hin zum Erleuchteten.

Logischerweise ist ein solches System nicht zwingend notwendig dafür, dass ein Aufgabenverwaltungsprogramm funktioniert. Wenn du aber, so wie ich, für solche Späße empfänglich bist, wird dich das Erreichen von Karmapunkten zusätzlich motivieren. Warum nicht den maximalen Spaß aus der Erledigung von Aufgaben herausholen?

ToDo-Listen sind wunderbar – Wenn du ein System hast

Todoist ist für Lehrer sehr gut zur Organisation der Aufgaben geeignet. Man findet in jeder passenden Situation die passende Aufgabe, hat Notizblock, Kalender und Aufgabenliste jederzeit parat und ist sehr flexibel im Umgang mit den ToDos.

Trotz der hohen Funktionalität sollte dir aber weiterhin klar sein: Auch Todoist kann keine Wunder vollbringen. Nur durch wunderbares Organisieren deiner Aufgaben, werden diese nicht automatisch erledigt.

Ohne ein funktionierendes System zur Abarbeitung deiner Aufgaben, ist das Führen einer ToDo-Liste nur Zeitverschwendung.

Das Lehrer-Leben organisieren mit todoist - lehrer-zeit.de: Zeitmanagement für Lehrer, gegen Stress und Burnout

Ich habe mir rund um die App todoist ein System erstellt, mit dessen Hilfe ich einen wesentlich größeren Anteil meiner Aufgaben nicht nur erfasse, sondern tatsächlich auch erledige. Dieses System kannst du in meinem Video-Kurs „Das (Lehrer-)Leben organisieren mit todoist“ Schritt für Schritt erlernen.

Bis zum nächsten Mal.

Und denk daran: Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.

Dein Basti

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(2) comments

Robert 2018-08-06

Ich empfehle, als Open-Sourc-Variante und mit den gleichen Funktion, todo.txt Es ist von der Handhabung simpel und plattformübergreifend. Synchroniseren tue ich via Dropbox. Alles weitere hier: http://todotxt.org/

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    Basti 2018-08-06

    Hallo Robert, danke für die Info, vielleicht ist das ja auch für manche eine interessante Alternative.

    Liebe Grüße Basti

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