Welches Ordnungssystem Lehrer haben, hängt stark von ihren eigenen Bedürfnissen und Arbeitsstrukturen ab. Zudem beschränkt sich ein solches nicht nur auf die Organisation im Arbeitszimmer. Auch die Schultasche, die Ordnung digitaler Materialien und das Verstauen nicht genutzter Materialien darf nicht unterschätzt werden. Mein persönliches Ordnungssystem habe ich über viele Jahre entwickelt und für mich funktioniert es sehr gut. Hier möchte ich dir zeigen, mit welchem Ordnungssystem ich Zeit und Platz spare und Übersicht gewinne.
Ordnungsystem im Arbeitszimmer
Eines der größten Probleme im Lehreralltag stellt wohl die Ordnung im Arbeitszimmer dar. Wann immer Lehrer sich auf der Suche nach einem Ordnungssystem befinden, ist daher das Arbeitszimmer an erster Stelle. In meinem Kurs „Ordnung im Arbeitszimmer“ gehe ich sehr viel genauer auf diese Thematik ein, hier möchte ich dir aber die wichtigsten Grundstätze für ein organisiertes Büro zusammenfassen.
Organisationssytem Lehrer: Grundlagen für ein organisiertes Büro
Egal für welches Ordnungssystem Lehrer sich entscheiden, einige Grundprinzipien liegen jeder Ordnung zu Grunde. Dies wird vor allem beim Büro deutlich. Beachte die folgenden, fundamentalen Vorgehensweisen und du bist auf einem guten Weg.
#1 Ausmisten erleichtert das Leben
Wenn du ganz am Anfang stehst und dir erst nach und nach dein Odnungssystem aufbauen möchtest, dann rate ich dir vor allem: beginne damit, dich von unnötigen Dingen zu trennen. Wer viel besitzt, muss auch viel Zeit für diesen Besitz aufwenden. Und wenn du ehrlich bist, wirst du feststellen, dass du 80% deiner Gegenstände und Unterrichtsmaterialien überhaupt nicht benutzt.
Ich besitze mittlerweile eigentlich nur noch ein kleines Kallax-Ikea-Regal (keine Werbung), in das meine verbliebenen Materialien einsortiert sind. Natürlich sind da die Dinge, die ich bewusst aus dem Weg geräumt habe, weil ich sie praktisch nie oder zumindest im Moment nicht nutze, nicht dazu gezählt. Aber genau darum geht es ja auch: Was brauchst du eigentlich wirklich und was ist einfach nur da, weil du dich nicht davon trennen kannst?
Daher gibt es auch einige Fragen, die du dir beim Ausmisten stellen kannst.
1. Wann hast du den Gegenstand zuletzt benutzt?
2. Bringt dir der Gegenstand Freude?
3. 20-20-Regel: Alles, das in 20 Minuten für unter 20 € ersetzt werden kann, darf weg
4. Angenommen, es würde gestohlen – Würdest du es vermissen?
Wenn du auf den Geschmack gekommen bist, wirf mal einen Blick auf die „15 Minuten Ausmisten Challenge„, bei der du in kürzester Zeit merken wirst, dass das Wegwerfen viel leichter ist, als gedacht.
#2 Alles braucht seinen Platz
Unordnung entsteht vor allem dadurch, dass es an passenden Plätzen für deine Gegenstände fehlt. Erreichen kannst du diesen Zustand durch drei klare Schritte.
1. Schaffe unnötige oder selten genutzte Gegenstände aus dem Weg (siehe oben)
2. Schaffe feste Plätze für Dinge, die du häufig benutzt
3. Schaffe Ablagen für Dinge, die oft anfallen, die man aber nicht immer sofort einsortieren möchte
Natürlich geschieht auch so etwas nicht von heute auf morgen. Dennoch lohnt sich diese Arbeit ungemein. Dabei ist es irrelevant, auf welche Weise du deine Materialien genau sortierst, solange du diese Grundregel befolgst.
#3 Regelmäßige Ordnungstermine erhalten das Ordnungssystem
Es ist eine tragische Wahrheit, dass sich auch Ordnungssysteme für Lehrer nicht dauerhaft erhalten, wenn sie nicht gepflegt werden. Dies kann jedoch einfacher sein, als du zunächst denkst. Es gibt einige wenige regelmäßige Termine, die dein Ordnungssystem mit überschaubarem Aufwand lange Zeit erhalten können.
Termin 1: tägliches Aufräumen
Hast du erst ein funktionierendes Ordnungssystem geschaffen, braucht es täglich nur einige wenige Minuten, um es zu erhalten. Dafür ist es lediglich wichtig, am Ende deines Arbeitstages alle Gegenstände wieder an ihren Platz zu legen. Hast du für alle Gegenstände einen festen Platz gefunden, ist dein Ordnungssystem für Lehrer so sehr leicht zu halten.
Termin 2: Ablagen leeren
Deine Ablagen sind ein Ort für alles, was oft anfällt, aber im Einzelnen keinen Aufräumvorgang wert ist. Dazu zähle ich beispielsweise Rechnungen, aber auch bestimmte Unterrichtsmaterialien, die ich einscannen oder einordnen möchte. Dafür habe ich regelmäßige Termine, bei denen ich meine Ablagen leere.
Termin 3: Halbjährliches Ausmisten
Hast du schon einmal bemerkt, wie viel Zeug sich in ein paar Monaten ansammeln kann? Mir fällt das extrem auf, seitdem ich einmal im halben Jahr ausmiste. Man kann fast nicht so schnell wegwerfen, wie neue Dinge dazukommen. Bei mir sind es Bücher, die von irgendwoher ständig neu hinzustoßen (ich gebe natürlich Amazon die Schuld 😉
Das halbjährliche Ausmisten ist somit eine Tätigkeit, die jedes Lehrer-Ordnungssystem dringend benötigt.
Das hat auch einen weiteren Grund: Jedes mal, wenn du einen Gegenstand in die Hand nimmst, fällt es dir leichter, dich von ihm zu trennen. Gerade dann, wenn du zum dritten Mal feststellst, etwas wieder nicht benutzt zu haben, kannst du dich vielleicht doch durchringen, dich von Dingen zu trennen. Vor allem dadurch wurde es mir möglich, meine Besitztümer so stark zu reduzieren.
Mehr über diese Routinen erfährst du natürlich auch im Videokurs „Ordnung im Arbeitszimmer„.
Ordnungssystem Lehrer – digitale Ordnung
Ein Absoluter Eckpfeiler eines übersichtlichen Lehrerdaseins ist die digitale Ordnung. Unterricht digital zu organisieren bringt sehr viele Vorteile mit sich und stellt in meinen Augen auch die Zukunft des Lehrerbüros dar. Hier erläutere ich meine Eckpfeiler für das digitale Büro.
Ein modernes Ordnungssystem nutzt die Cloud
Mit der Cloud zu arbeiten bringt einfach sehr viele Vorteile mit sich. Klar, datenschutzrechtlich bleibt das Ganze durchaus umstritten. Aber wer sagt auch, dass du personenbezogene Daten dort speicherst?
Es ist aus Datenschutz-Sicht unbedenklich, seine Unterrichtsmaterialien dort zu speichern. Die Vorteile dagegen sind enorm:
- Zugriff von allen Geräten und Orten mit Internetanbindung
- Leichteres Teilen deiner Materialien mit Kollegen
- Weniger Probleme wegen Datensicherung und Datenverlusten
Ich persönlich nutze Onedrive, die Cloud-Lösung, die in meinem Microsoft-Paket enthalten ist. Es spricht aber auch nichts gegen Dropbox. Wichtig ist für mich, dass sich die Ordner sowohl auf meinem PC als auch in der Cloud befinden und ich nichts mehr herum schieben oder extra abspeichern muss.
Lies dazu auch: Laptop für Lehrer – Meine Empfehlung
Ordnerstrukturen am PC
Arbeitsblätter selbst erstellen mit Word ist schnell erledigt – aber wie ordnen man seine digitalen Materialien? Ich habe über die Ordnerstrukturen schon sehr ausführlich in meinem Artikel „Unterricht digital organisieren“ gesprochen. Hier möchte daher nur kurz auf die wichtigsten Punkte eingehen.
Die für mich am sinnvollsten erscheinende Ordnerstruktur lautet:
Fach – Jahrgangsstufe – Themengebiet – Stundenthema
Alternativen zu digitalen Ordnern
Es gibt natürlich auch noch eine Menge weiterer Möglichkeiten, seine Ordner aufzubauen. Alternativ dazu haben auch viele Lehrer damit begonnen, Microsoft Onenote für ihre Unterrichtsplanung zu verwenden. Dieses ist nicht nur kostenlos, sondern verfügt auch automatisch über eine Cloud-Synchronisation. Ich persönlich nutze Onenote weiterhin nur als App für meine Notizen, da ich die Verwendung regulärer Ordner einfacher und übersichtlicher finde.
Auf bewährte Systeme setzen
Generell würde ich auf jeden Fall nur auf etablierte Systeme setzen. Es gibt zwar eine Menge Gratis- und Bezahlsoftware da draußen, ich würde mich aber nicht darauf verlassen. Wenn ein solches System sich nämlich nicht durchsetzt, eine App verschwindet oder keine Updates mehr erhält, war deine ganze Arbeit relativ umsonst.
Nachvollziehbar arbeiten
Egal für welche Methode du dich am Ende entscheidest, es ist durchgehend wichtig, nachvollziehbar zu arbeiten. Das beudeutet beispielsweise, dass ich mir selbst kleine Stundenverlaufspläne erstelle, mit denen ich bei der nächsten Durchführung dieser Stunde sofort wieder in den ursprünglichen Plan hinein denken kann. Somit weiß ich recht schnell wieder, was ich mir ursprünglich dabei gedacht habe, in welcher Reihenfolge die Materialien abgehandelt werden usw.
Digital arbeiten – Wie kann man beginnen?
Wenn du gerade erst in den Lehrerberuf startest, ist es natürlich wesentlich leichter, direkt ein digitales Ordnungssystem aufzubauen. Aber auch wenn du schon viele Jahre analog gearbeitet hast, ist dieser Übergang möglich. Ich würde dir aber davon abraten, jetzt einfach wild anzufangen, alle Materialien einzuscannen, denn auch dann würdest du vermtlich viel umsonst erledigen.
Stattdessen würde ich dir empfehlen, bereits bestehende analoge Materialien dann zu digitalisieren, wenn du sie zum ersten mal wiederverwendest. Damit schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe:
1. Du vermeidest ein übermäßiges Arbeitspensum durch einscannen und neusortieren.
2. Du erkennst nach einiger Zeit, welche Materialien du wirklich nochmal verwenden wirst. Deine Ordner werden sich nämlich nach und nach leeren und es werden die Materialien übrig bleiben, die du eh nicht mehr verwendest.
Noch kein Laptop? Lies meine Empfehlung zum Laptop-Kauf
Wichtige Fähigkeiten beim digitalen Arbeiten
Durch meinen Ordnungskurs, den Austausch mit Kollegen und vielen Emails von Lesern habe ich festgestellt, dass es eigentlich nur ein paar Grundprobleme beim Umstieg auf digitalere Unterrichtsvorbereitung gibt. Diese lassen sich auf drei grundsätzliche Skills zurückführen, die es sich einfach lohnt, zu erlernen.
Grundskill 1 – Papier digitalisieren
An sich braucht es zur Digitalisierung von Papier nur einen guten Scanner. Ich empfehle dir einen Drucker mit doppelseitigem Papiereinzug, dann lassen sich sogar zweiseitig beschriebene Blätter sofort in PDFs umwandeln.
Hilfreich beim Umgang mit gescannten Medien ist auch das kostenlose Tool PDF Split and Merge Basic, mit welchem du sehr schnell und einfach verschiedene PDFs zusammenfügen oder auch teilen kannst.
Um nur bestimmte Teile einer PDF (beispielsweise einen Hefteintrag) zu übernehmen und auszuschneiden, bieten die meisten gängigen PDF-Programme eine Ausschneide- bzw. Foto-Funktion, mit der du einen bestimmten Bereich festlegst, der dann kopiert und beispielsweise in ein Word-Dokument eingefügt werden kann. So ist das Arbeiten mit PDFs kein großes Problem mehr.
Auch das Abfotografieren eines Hefteintrags oder sogar Tafelbilds ist schnell erledigt und gerade bei der Arbeit mit Onenote auch wunderbar mit deiner Arbeit vereinbar. Warum sich lange mit dem Abtippen aufhalten? Einfach ein schnelles Foto mit dem Smartphone und schon hast du dein Zeug digital abgespeichert.
Grundskill 2 – 10-Finger-System
Bei diesem Thema bin ich vielleicht etwas empfindlich, aber ich werde immer sehr nervös, wenn ich Menschen mit zwei Fingern am PC arbeiten sehe. Es leuchtet mir auch nicht ein, warum wir unseren Schülern ab der 5. Klasse Tastschreiben beibringen und selbst nur unsere Zeigefinger benutzen sollten.
Mit dem 10-Finger-System sparst du einfach unwahrscheinlich viel Zeit am PC und es zu erlernen lohnt sich 10fach. Zudem ist es nicht einmal besonders schwierig zu erlernen. Sie dir beispielsweise die Seite Typingclub an (übrigens auch eine Empfehlung für den Unterricht).
Grundskill 3 – Beherrsche dein Textverarbeitungsprogramm
Hand aufs Herz – Wie sicher bist im Umgang mit Microsoft Word (oder eben deinem Textverarbeitungsprogramm)? Findest du alle Funktionen sofort, wenn du sie brauchst? Kannst du deine Vorstellungen verwirklichen?
Ich habe schon relativ oft festgestellt, dass der Umgang mit dem Handwerkszeug manchmal noch problematisch ist. Das ist aber an sich kein großes Problem, denn auch Word ist kein Hexenwerk und kann schnell gelernt werden. Und es lohnt sich.
Schließlich verbringst du vermutlich genauso wie ich lange Zeit vor dem Programm, um Prüfungen zu erstellen oder Arbeitsblätter vorzubereiten, Elternbriefe zu verfassen usw. Auf lange Sicht kann da jeder Handgriff einen großen Einfluss auf deine Gesamtzeit vor dem Programm haben.
Falls du dich angesprochen fühlst und in möglichst kurzer Zeit an deinen Word-Skills arbeiten möchtest, wirf einen Blick auf diese Word-Ankündigung.
Ordnung nicht genutzter Materialien
Zunächst eine steile These: Der klassische Leitz-Ordner ist nicht mehr zeitgemäß. In meinem Artikel „4 Alternativen zu Ringordnern“ stelle ich dir ein paar andere Methoden der Lagerung ausführlicher vor. Hier aber ein kurzer Abriss daz.
Jeders Ordnungssystem für Lehrer benötigt auch Vorrichtungen für größere Gegenstände, die sich eben nicht digitalisieren lassen. Für eine effiziente Aufbewahrung dieser Gegenstände möchte ich dir hier einen kurzen Überblick über einige Möglichkeiten geben.
Poster lagern
Einen ausführlicheren Artikel dazu findest du hier.
Posterrollen
Sicher kennst du schon die Posterrollen, in denen auch Poster zugeschickt werden. Ein Paket mit 25 solcher Rollen ist schnell gekauft und für eine solche Menge an Poster vielleicht ganz gut geeignet. Diese können dann auch beispielsweise ohne Probleme in der Schule gelagert werden.
Ein A3-Ordner für Poster
Kannst du dein Poster oder Plakat 1-2 mal falten, ohne es zu zerstören? Dann kann die Lösung einfach ein simpler Ordner sein. Es gibt beispielsweise auch einfache A3-Ringordner, in die du deine Poster einfach einsortieren kannst. Damit sind sie schnell verräumt und leicht wieder zu finden.
Plakate in der Sammelmappe aufbewahren
Möglicherweise die Platzsparendste Variante. Einfach verpacken und oben auf dem Regal lagern.
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Die passenden Kisten finden
Es ist relativ schwierig, eine klare Empfehlung für das passende Kistenformat zu finden. Dein Ordnungssystem hängt hier einfach sehr stark davon ab, welche Materialien du hast und wie du sie sortieren möchtest. Zwei Ratschläge habe ich dennoch:
1. Kaufe unbedingt stapelbare Sets
2. Versuche Kisten zu finden, von denen du auch in Zukunft noch leicht nachkaufen kannst.
Abgesehen vom schwedischen Shop gibt es auch bei Amazon einige günstige Modelle:
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Ordnung in der Schultasche
Gleich als erstes möchte ich dich auf meinen Artikel Lehrertasche – Empfehlungen und Tipps hinweisen. Falls du (noch oder wieder) auf der Suche nach einer neuen Lehrertasche bist, habe ich hier einige Tipps auch Kaufempfehlungen parat. Ob Rucksack, Trolley oder eben der Klassiker – für jeden ist etwas dabei. Besonderes Augenmerk habe ich hier auf den folgenden Punkt gelegt.
Ein Ordnungssystem für Lehrer muss auch in der Schultasche eine Organisation ermöglichen und Chaos vermeiden. Dafür muss es
1. Platz für alle Eventualitäten bereithalten
2. Klar gekennzeichnet sein
3. Einfach greifbar sein
Ich verfahre nach dem „4-Ordner-System der Materialorganisation„, um immer alle meine Materialien bereit zu haben. Dieses stelle ich dir hier in Kurzform vor.
Das 4-Ordner-System der Materialorganisation
Wie der Name schon sagt, benötigt dieses System 4 Ordner, genauer 3 Spannordner und eine Registermappe. Zusätzlich brauchst du eine große Menge an durchsichtigen Aktenhüllen. Mit diesen vier Ordnern decke ich alle vier Kernbereiche der Lehrerorganisation ab.
#1 – Unterrichtsmaterial organisieren – Lehrer
Im Registerordner enthalten sind alle Materialien, die ich für mich selbst für die verschiedenen Stunden benötige. Dabei verwende ich für jede Unterrichtseinheit eine Aktenhülle. Darin enthalten sind alle relevanten Materialien (Kopiervorlagen, Stundenverlaufspläne, Hefteinträge, Arbeitsblätter, Gruppenanweisungen…) Zudem habe ich ein Register reserviert für alles, was im Lehrerzimmer erledigt werden muss.
Erfahre mehr zu meiner Art der Stundenverläufe:
5 Gründe, warum Stundenverlaufspläne dir Zeit sparen
#2 – Unterrichtsmaterial organisieren – Schüler
In diesen Ordner kommen, ganz einfach, alle Kopien. Damit ich mich hier zurechtfinde, habe ich eine Aktenhülle pro Klasse und Fach. Diese Aktenhülle ist wieder eindeutig beschriftet, so dass ich nur noch zugreifen muss.
Damit ich nicht eine ganze Woche mit diesem Gewicht durch die Gegend rennen muss, habe ich mir angewohnt, jeden Morgen direkt nach Betreten des Lehrerzimmers die Kopien für den heutigen Tag aus meinem Schrank in diesen Ordner zu legen. Jeden Morgen. So bleibt das System überschaubar und wasserdicht.
#3 – Prüfungen in der Schultasche organisieren
Im dritten Ordner befinden sich alle gehaltenen oder noch zu haltenden Prüfungen. Diese werden jeweils eingeordnet in, du hast es erraten, einer eigenen Aktenhülle. Ganz oben muss in jeder Aktenhülle ein Blatt liegen, dass es dir ermöglicht, die Prüfung eindeutig zuzuordnen. Idealerweise schreibst du dir Klasse und Name der Prüfung einfach in großen Buchstaben auf ein A4-Papier.
Dieser Ordner kann schnell enorme Ausmaße annehmen. Ein regelmäßiges Aussortieren ist daher sehr wichtig. Ich sortiere die Prüfungen aus, sobald ich die meisten Arbeiten der Schüler zurück bekommen habe. Die fehlenden Arbeiten notiere ich mir dann auf einem Extra-Blatt, das in dem Ordner beiliegt. Ich gebe zu: dieser Teil ist das schwächste Glied des Systems, hat aber bisher trotzdem meist problemlos funktioniert.
#4 – Korrespondenzen und Elternbriefe
Wie könnte es anders sein: auch die verschiedenen, noch zu verteilenden oder bereits wieder eingesammelten Elternbriefe erhalten je eine eigene Aktenhülle. Für Krankmeldungen oder sonstige Briefe von Eltern habe ich eine eigene, eigens beschriftete Hülle parat. Natürlich müssen auch diese regelmäßig aussortiert werden.
Das 4-Ordner-System – Einstiegsvorschlag:
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Organisationssystem für die Schule
Damit auch in der Schule kein Chaos aussbricht, ist es durchaus nötig, hier organisiert und mit System vorzugehen. Es fällt jedoch auch hier schwer, eine allgemeine Empfehlung zu treffen, da jeder Lehrer anders arbeitet und andere Vorlieben hat.
Ein paar Grundregeln können dennoch eingehalten werden, welche auch aus dem Ordnungskurs entlehnt sind.
Alles braucht seinen Platz – schaffe ein Ablagesystem
Egal ob in deinem Klassenzimmer oder deinem Fach im Lehrerzimmer – hast du keinen klaren Platz für deine abzulegenden Materialien, wirst du sehr bald im Chaos versinken. Zu sehr neigt man sonst in der Eile dazu, alles „nur mal schnell“ irgendwo abzulegen. Ab da ist Chaos und der Aufwand und die Hemmung nochmals aufzuräumen, steigt massiv an.
Daher ist ein Ablagesystem von Nöten, das sich natürlich nach deinen Bedürfnissen und einem Platz richtet. Einige Grundsätze dazu gilt es wieder zu beachten:
1. Schaffe Platz für alle Eventualitäten
2. Beschrifte übersichtlich und nachvollziehbar
In meinem Klassenzimmer habe ich beispielsweise je eine Ablage für die einzelnen Fächer. Hinzu kommt eine Ablage für Prüfungen, eine für Kopien und eine für Korrespondenzen. Vielleicht erkennst du ein ähnliches Muster wie beim oben vorgestellten 4-Ordner-System für die Schultasche. Das liegt einfach daran, dass sich das System bewährt hat und relativ wenig Platz für Lücken lässt.
Als Ablagen für den Einsteiger empfehle ich die von Han, da sie gut stapelbar sind und auch Platz für Klebeetiketten vorweisen, um vernünftig beschriftet werden zu können.
Wie du sofort beginnen kannst
Suche dir einen Bereich aus, den du als nächstes Ordnen und überarbeiten möchtest. Überlege dir dann ganz genau, welche Eventualitäten hier auftreten könnten und schreibe einen Plan, wie du diese verstauen oder einsortieren könntest. Es macht wenig Sinn, ohne einen Plan einfach in den nächsten Schreibwarenladen oder ein Möbelhaus zu rennen.
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Fazit
Egal für welches Ordnungssystem Lehrer sich am Ende entscheiden, eines ist klar: ohne eine vernünftige Ordnung versinkt jeder Bereich deines Lehrerlebens sehr bald im Chaos: dein Klassenzimmer, dein Büro, deine Schultasche. Die Grundsätze sind hierbei eigentlich immer gleich: Arbeite nachvollziehbar und plane Platz für alle Eventualitäten ein.
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Bis zum nächsten Mal und denk dran:
Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.
Basti
