Wie du mit Todoist deinen Tag regeln kannst

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Sicher kennst du das: deine To-do-Liste füllt sich, deine App mit Aufgaben wird immer voller. Zusätzlich wächst dein schlechtes Gewissen, da du deinen Plänen hinterherhinkst. Und zu allem Überfluss vergisst du auch weiterhin noch Aufgaben und hast das Gefühl, die wichtigen Dinge des Lebens weiter hinten anstellen zu müssen. Das Problem: dir fehlt ein System. Daher möchte ich dir in diesem Artikel zeigen, wie du mit todoist deinen Tag regeln kannst.

Mit meinem bewährten todoist-System wirst du deine Aufgaben systematisch abarbeiten. Durch die richtige Benennung und Sortierung deiner ToDos wirst du auch keine Aufgaben mehr vergessen, durch vernünftige Priorisierung auch deine Herzensprojekte nicht mehr aus den Augen verlieren.

Ich werde dir daher in diesem Artikel erklären, wie du deine Aufgaben sinnvoll in todoist einstellst. Außerdem erfährst du von den vier Gewohnheiten, die zum Erfassen und Planen von Aufgaben notwendig sind.

Natürlich gibt es auch andere Arten von Todolisten, und auch andere nützliche Apps. Mein spezielles System ist jedoch für todoist ausgelegt. Für einen vereinfachten Einstieg in mein System findest du hier Informationen zu meinem todoist Kurs.

Das Lehrer-Leben organisieren mit todoist - lehrer-zeit.de: Zeitmanagement für Lehrer, gegen Stress und Burnout

Die wichtigsten Bestandteile von todoist im Überblick

Projekte als deine Lebensbereiche

Essenziell für jedes Aufgabenverwaltungssystem ist eine Einteilung der ToDos in verschiedene Lebensbereiche. Bei todoist geschieht dies mit Projekten. Für jeden wichtigen Lebensbereich, beispielsweise Schule, Familie, Gesundheit,… kannst du ein eigenes Projekt starten und dort die jeweiligen Aufgaben sammeln.

Etikette zur näheren Bestimmung

Die wahre Macht entfaltet todoist jedoch erst durch seine Zusatzoption der Etikette. Mit diesen können Aufgaben auch projektübergreifend noch einmal weitere Eigenschaften zugewiesen werden. Mein Lieblingsbeispiel: Aufgaben verschiedener Bereiche ziehen Telefonate mit sich. Daher kannst du beim Telefonieren durch das Etikett „Telefon“ direkt auf alle deine Telefon-Aufgaben zurückgreifen. Dies ermöglicht ein schnelles, gemeinsames Abarbeiten gleichartiger Aufgaben.

Prioritäten festlegen

In todoist lassen sich vier Prioritätsstufen festlegen. So kannst du beispielsweise deine Aufgaben gemäß der Eisenhower-Matrix in verschiedene Wichtigkeitsstufen und Dringlichkeitsstufen einteilen. Diese Möglichkeit alleine verhindert schon, dass deine wichtigen Aufgaben aus dem Blickfeld verschwinden.

Termine und Erinnerungen

Jede einzelne Aufgabe lässt sich mit einem festen Datum, einer Zeitspanne sowie einer bestimmten Uhrzeit versehen. Auch wiederkehrende Termine lassen sich auf diese Weise festhalten. Im Großen und Ganzen kannst du mit todoist sogar einen Terminkalender ersetzen, durch die Integration mit Google Kalender oder ähnlichen Apps lässt sich jedoch zumindest eine lückenlose Ergänzung einrichten.

Die vier Gewohnheiten zum Festhalten, Planen und Abarbeiten von Terminen

Ich versuche schon bestimmt seit 15 Jahren meine Wünsche, Aufgaben und Termine in Todolisten festzuhalten. Ich musste jedoch immer wieder feststellen, dass das Scheitern unausweichlich war. Dies lag nicht zwingend an meinen Listen, sondern an mir selbst. Jetzt habe ich für mich eine Lösung gefunden: ich habe vier tägliche Routinen in mein Leben etabliert, vier Gewohnheiten, die es mir ermöglichen, all meine Aufgaben zuverlässig durchzuführen. Diese vier Gewohnheiten, mit denen sich der Tag regelns lässt, stelle ich dir jetzt vor.

Routine 1: Der morgendliche Check

Es gibt kaum ein beklemmenderes Gefühl, als morgens aus dem Haus zu gehen, und schon zu grübeln, was denn nochmal diese eine Sache war, die man auf keinen Fall hätte vergessen dürfen. Dies ist etwas, was mich auch sehr lange geplagt hat. Dabei liegt die Lösung doch auf der Hand: prüfe zu einem festen Zeitpunkt am Morgen deine To-do-Liste. Wenn du die Routinen 2-4 konsequent durchgezogen hast, wirst du hier all deine Aufgaben des Tages finden und somit auch sehr beruhigt und mit Übersicht in den Tag starten können.

Routine 2: Der Situations-Check

Die wunderbaren Kategorisierungsmöglichkeiten von todoist stellen sicher, dass du in jeder Situation schnell und ohne Aufwand die passenden Todos in dein Blickfeld rücken kannst. Du betrittst das Lehrerzimmer? Prüfe, welche Aufgaben du im Lehrerzimmer dort zu erledigen hast. Gleiches gilt für das Klassenzimmer, das Büro, deine Autofahrt.

Du kannst auf diese Weise auch prüfen, ob du kleinere Aufgaben ausstehen hast, die du während einer spontanen Freistunde erfüllen kannst. Hier zeigt sich die wahre Macht der zweifachen Kategorisierung in Projekte und Etikette. Routine 2 bedeutet nun lediglich, die Aufgaben in den jeweiligen Situationen auch abzurufen.

Im Klartext: gewöhne dir an, Todolisten nicht nur zu führen, sondern auch zu prüfen.

Routine 3: Sammle deine Aufgaben zuverlässig

Die schönste App nutzt dir nichts, wenn du deine Aufgaben nicht notierst. Daher ist es sehr wichtig, alle Aufgaben, die neu anfallenden, auch sofort in dein Todolistensystem einzutragen. Sammle sie in einer Inbox. Das Schöne an todoist: die App hast du immer dabei. Damit schlägt sie natürlich dein Whiteboard, welches Zuhause an der Wand hängt.

Sammle alles was anfällt: Aufgaben, Ideen, Bücher, die du gerne lesen möchtest. Du wirst feststellen, dass sich mit dem zuverlässigen Sammeln auch sehr schnell Erleichterung einstellt. Dein Gehirn wird entlastet, du hast nicht mehr dieses Nagen am Hinterkopf, welches dich daran erinnert, dass du irgendetwas vergessen hast. Du wirst erstaunt sein, wie viele Ideen du im Laufe des Tages hast und binnen Minuten wieder vergessen kannst.

Ein Wort zum Sortieren: wenn du die Muse hast kannst du deine Aufgaben auch sofort in Projekte oder Kategorien einteilen. Nötig ist das jedoch nicht zwingend, denn dafür ist Routine 4 da. Was du allerdings natürlich sofort notieren solltest, sind Termine oder wichtige Daten, die mit der Aufgabe einhergehen. Vor allem dann, wenn die Aufgabe noch am selben Tag zu erledigen ist, musst du das auch in irgendeiner Weise festhalten. Alle anderen Aufgaben können gerne zunächst im Eingang der App gesammelt werden, um diese kümmern wir uns nämlich in Routine vier.

Routine 4: Tagesplan für morgen erstellen

Sicher wirst du hier nicht zum ersten Mal, dass du einen Tagesplan erstellen sollst. Auch ich rate dir sehr vehement dazu, dir deine Aufgaben für den nächsten Tag zu überlegen. Die Abendroutine dient zudem dazu, deine über den Tag gesammelten Aufgaben zu kategorisieren und einzuteilen. Ich halte mich an die folgende Reihenfolge um meinen Tag zu regeln.

1. Nicht erledigte Aufgaben verschieben

Auch beim besten Tagesplan- System kann es passieren, dass du nicht alle deine geplanten Aufgaben erfolgreich abschließt. Diese gilt es zu verschieben. Wie du damit umgehst, ist dir selbst überlassen. Ich finde die folgende Regel sehr spannend: Jede Aufgabe darf höchstens einmal verschoben werden, dann muss sie aber wirklich erledigt oder gelöscht werden.

2. Sortiere deinen Eingang

Jetzt werden alle Aufgaben abgearbeitet, die du über den Tag verteilt erhalten hast. Wenn du das konsequent machst, wirst du feststellen, dass sich eine enorme Menge an Aufgaben ansammelt. Diese werden jetzt in Kategorien eingeteilt. Ich halte mich an die folgende Reihenfolge:

a. Prioritäten vergeben

Weise jeder Aufgabe eine Priorität zu. Orientiere dich dabei beispielsweise an der Eisenhower-Matrix. Wie gesagt lässt todoist vier Prioritätsstufen zu. Nutze Sie, nach einem System, welches für dich Sinn macht.

b. Etikette verteilen, gleichartige Aufgaben markieren

Weise deinen Aufgaben bestimmte Eigenschaften zu, beispielsweise einen Ort (Klassenzimmer, Lehrerzimmer, Büro, unterwegs,. Punkt.) oder eine Art (15 Minuten, telefonieren, Internet, Idee,…)

c. Termine festlegen

Bei manchen Aufgaben weißt du schon definitiv, wann sie erledigt werden müssen. An dieser Stelle schreibst du Termine oder Erinnerungen auf, die du bisher noch nicht festgehalten hast.

d. Aufgaben in Projekte verschieben

Nun wird jede Aufgabe noch einem der Lebensbereiche, also den Projekten in todoist zugewiesen.

e. Next-Step-Listen erstellen

Für einmalige, größere Projekte kannst du noch die einzelnen Unteraufgaben festlegen. Je klüger du jetzt deine Nextstep-Liste planst, desto einfacher fällt dir später die Abarbeitung der Aufgaben.

3. Der Tagesplan – Tag regeln mit System

Beginne hierbei stets damit, meine Projekte einfach mal kurz zu scannen und auf diese Weise schon festzustellen, welche Aufgaben für den nächsten Tag wichtig sein werden. Natürlich sieht diese Einteilung je nach Tag völlig unterschiedlich aus, daher kann ich dir schlecht vorschreiben, wie du hierbei vorgehen sollst. Die folgenden Grundsätze solltest du jedoch beachten, um Frustration langfristig zu vermeiden.

a. Plane stets eine wichtige Aufgabe mit ein

Du erinnerst dich, dass wir doch dazu tendieren, unsere wichtigen Aufgaben aus den Augen zu verlieren. An dieser Stelle wird dieser Tatsache entgegen gearbeitet. Du solltest dir sehr bewusst mindestens eine wichtige Aufgabe aussuchen, die dich bei deinen Lebenszielen weiter bringt. Zu schnell erscheinen uns Aufgaben aus der Arbeit als zu wichtig und wir vergessen, dass es auch das Leben auf unserem Job geben darf.

Natürlich kannst du nicht nur tun und lassen, was du willst. Immerhin haben wir in unserem Beruf eine Menge Verantwortung. Trotzdem: eine wichtige Aufgabe pro Tag sollte immer dabei sein.

b. Halte deine Todos realistisch

Ein beliebter Fehler: du ballerst dir 40 Aufgaben in deinen Tagesplan, schafft davon genau drei, und planst nie wieder deinen Tag im Voraus, da es ja eh nichts bringt. Daher plane von Anfang realistisch und überlade dich nicht mit Aufgaben. Eine gute Richtlinie ist es, nur 60 % der vermeintlich verfügbaren Zeit zu planen und 40 % für Puffer freizuhalten. Irgendetwas Unerwartetes kommt schließlich immer.

c. Beachte deine Pausen

Denk daran, dir auch bei der Planung deiner Aufgaben eine Pause einzurichten. Pausenzeiten ergeben sich häufig aus dem Tagesablauf, bedenke sie nur einfach bei deiner Aufgabenplanung. Zudem solltest du auch darauf achten, in welcher Verfassung du zu bestimmten Tageszeiten bist, darum…

d. Beachte deinen Biorhythmus

Vielleicht gehörst du auch zu denjenigen, die vom Mittagstief besonders betroffen sind. Es nützt nichts, dagegen anzukämpfen. Wenn du weißt, dass du von 13:00 bis 15:00 Uhr einfach nicht in der Lage bist, produktiv zu sein, dann lass es doch einfach und mach in dieser Zeit etwas, das dir Freude macht oder erholte dich.

4. Vergiss auch mal was

Dieser letzte Schritt kann besonders viel Freude bereiten. Hier gehst du noch mal deine einzelnen Projekte durch und beginnst gezielt damit, Aufgaben zu löschen. Folgende Aufgaben kannst du dabei bedenkenlos eliminieren:

  • Aufgaben, deren Termin längst abgelaufen ist
  • Aufgaben, die weder dir, noch jemand anderem etwas bringen und die nicht mal für die Arbeit nötig sind
  • Aufgaben, von denen du ihr weißt, dass du sie nicht mehr machen wirst

Sei hier wirklich rigoros und ehrlich. Überfüllte Todolisten bringen dir einfach nichts. Zu viele Aufgaben belasten dich, darum nimm dir auch heraus, Aufgaben du entfernen.

Ein kompliziertes System, aber nur auf den ersten Blick

Soviel sei gesagt: das System funktioniert. Auf den ersten Blick wirkt es vielleicht erschlagend, wenn du dir aber die Zeit nimmst, es zu erlernen, wirst du feststellen, dass es logisch und eingängig aufgebaut ist. Vielleicht möchtest du aber auch den schnelleren und unkomplizierteren Einstieg in das System.

All diese Routinen und wie sie in todoist gehandhabt werden, sowie eine allgemeine Einführung in das Programm zeige ich dir in meinem todoist-Kurs. Wenn du ein System zur Aufgabenverwaltung erlernen, dafür aber nicht Wochen an Zeit vergeuden möchtest, solltest du darauf mal einen Blick werfen.

Das Lehrer-Leben organisieren mit todoist - lehrer-zeit.de: Zeitmanagement für Lehrer, gegen Stress und Burnout

Ich hoffe, ich konnte dich auch in diesem Artikel wieder dazu inspirieren, dein Leben selbst in die Hand zu nehmen. Du wirst nur von Aufgaben erschlagen, wenn du es zulässt. Es ist nie zu spät, ein System zu finden, dass dir die Arbeit erleichtert.

Bis zum nächsten Mal, und vergiss nicht:

Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.

Dein Basti

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