Lehrer und die Inbox – zur äußeren und inneren Ordnung

Lehrer und Inbox - lehrer-zeit.de: Selbstmanagement und Zeitmanagement für Lehrer, gegen Stress und Burnout

Ein Blick auf deinen Schreibtisch ist wie ein Blick in die Tiefen der Hölle. Wohin mit all dem Papier? Und was war das noch gleich, was dir dein Chef heute im Vorübergehen noch zugerufen hat? Verdammtest Gehirn, wo bist du, wenn man dich braucht? Du kennst diese Probleme? Viele Lehrer kennen sie. Ich habe einen Lösungsvorschlag, der deine Welt verändern könnte: die Inbox.

Was ist die Inbox?

Die Inbox ist zunächst mal eine Ablage. Darunter kann man Verschiedenes verstehen. Zusammengefasst ist es eine Form der Aufbewahrung für alles, was im Moment nicht verarbeitet werden kann. Ein Problem, auf das Lehrer tagtäglich stoßen.

Ich unterscheide zwei Arten der Inbox:

  1. Eine Inbox für die Ablage von Dokumenten
  2. Eine Inbox für Ideen und Aufgaben

Die Inbox für Dokumente

Ein Grund, warum das Arbeitszimmer eines Lehrers sehr schnell zur unübersichtlichen Müllkippe werden kann, ist die Ansammlung von Dokumenten und Papieren, für die es gerade keinen passenden Ort gibt. Für dieses Problem gibt es eine simple wie bekannte Lösung: Ablagefächer.

Wie viele du benötigst, liegt ganz an dir selbst. Wichtig ist nur, dass alle Fälle von auftauchendem Papier eine passende Ablagefläche haben. Dein Inbox-System muss so wasserdicht sein, dass du für alle auftretenden Dokumente ein passendes Ablagefach hast.

Ich persönlich fahre ganz gut mit folgenden Inbox-Fächern:

  • Klassenleitung: Hierhin kommt alles, was mit meiner Klasse zu tun hat (Notizen zu Elterngesprächen, Krankheitsnachweise etc.) Dieses Fach habe ich übrigens mittlerweile in der Schule, da ich diese Arbeiten meist viel schneller dort erledige (nur mal so als Bonus-Tipp).
  • Unterrichtsmaterial: Alle Materialien zu Unterrichtsstunden, die archiviert werden sollen. Bei mir ist das mittlerweile recht wenig, da ich meine Stunden nur noch digital aufbewahre. Zum digitalen Büro wird es später einen Artikel geben.
  • Prüfungen: Falls diese nicht in deiner Schule aufgehoben werden.
  • Rechnungen: Diese Inbox habe ich nur, weil ich in meinem Büro auch meine finanziellen Aufgaben regle.
  • Zeitschriften: Zeitschriften oder verschiedene Artikel, die ich später noch brauchen könnte, aber im Moment nicht zuordnen kann.
  • Sonstige Dokumente: Alles, was in keine der anderen Inbox-Ablagen passt.

Was passiert mit der Inbox?

Nun wird es nötig, diese verschiedenen Eingänge auch zu verwalten. Sie müssen regelmäßig kontrolliert, abgearbeitet und geleert werden. Dafür gibt es zwei Methoden.

  1. Regelmäßig leeren

Bestimmte Eingänge, wie zum Beispiel die Inbox für Rechnungen, kontrolliere ich regelmäßig und gehe sie durch. Manche Dinge müssen eben einfach zeitnah erledigt werden.

  1. Leeren wenn voll

Eine simple Regel, die sich beispielsweise für reine Archivierungsaufgaben anbietet. Meine Inbox für Prüfungen leere ich dann, wenn sie voll ist. Warum auch früher? Es tut keinem weh, wenn sich ein paar mehr Prüfungen in der Inbox befinden und diese nervige Arbeit mache ich mir nur dann, wenn sie nötig ist.

Die Inbox für Ideen und Aufgaben

In seinem Zeitmanagement-Klassiker „Getting Things Done“ spricht David Allen von den sogenannten „losen Enden.“ Diese sind verantwortlich dafür, dass man mit dem permanenten Gefühl, etwas vergessen zu haben, durch das Leben rennen muss. Auch wenn dieses Buch nicht für Lehrer geschrieben wurde, können wir trotzdem unsere Lehren daraus ziehen.

Da wir täglich immer neue Aufgaben dazu erhalten, ist es schwer, den Überblick über die vielen To-Dos zu behalten. Um dieses Problem unter Kontrolle zu bekommen, braucht es eine Inbox für neue Probleme und Aufträge. (Lies hierzu auch meinen Artikel zu To Do Listen)

Genauso verhält es sich mit Ideen. Mir passiert es oft an den ungünstigsten Stellen und Zeitpunkten: Im Auto fällt mir der super Einstieg für eine Stunde ein, unter der Dusche habe ich eine Idee für eine Klassenlektüre oder der Klassiker für spontane Einfälle: auf der Toilette.

Klar, das merke ich mir für später. Und kaum zwei Minuten später habe ich alles vergessen. Schon erlebt? Es ist daher unabdingbar, sich irgendeine Form von Notizsystem anzuschaffen. Nur so kannst du sicherstellen, dass dir etwas so Tragisches nie wieder passieren wird.

Wie die Inbox für Aufgaben behandelt wird

Ich hatte mit zwei Problemen zu tun, die mich jahrelang vom Führen einer solchen Inbox abgehalten haben. Das erste war ein Zeitproblem. Ich habe es einfach oft genug nicht für zeitsparend erachtet, mir immer gleich die passende To-Do-Liste zu suchen und dort die neuen Aufgaben einzutragen. Oft führt man verschiedene Listen in verschiedenen Medien, die man zusätzlich auch nicht jederzeit zugänglich hat.

Ich habe mir daher ein System mit vier täglichen Routinen zurechtgelegt, welches mir beim Abarbeiten meiner Inbox behilflich ist.

Daher mein jetziges System der Inbox. Es geht hierbei zunächst nur ums Festhalten der Aufgabe oder der Idee. Das Aufarbeiten dieser Ideen erfolgt erst zu einem späteren Zeitpunkt. Es ist eine Hilfe gegen das Vergessen, ein Trick, das eigene Gehirn zu unterstützen. Das ist das Wunderbare an einer Inbox. Du notierst die Aufgabe, und kannst dir sicher sein, sie nicht mehr zu vergessen. Der Kopf wird frei.

So handhabst du deine losen Enden. Und es wirkt. Ich kann nur aus eigener Erfahrung sprechen: Seit ich eine Inbox benutze, fühle ich mich gedanklich sehr viel leichter, da ich mein Gedächtnis entlasten kann. Genaueres zu den vier Routinen findest du in meinem Artikel zur ToDo-Verwaltungs-App todoist.

Wie führst du deine Inbox?

Das zweite Problem für mich war, dass ich einfach ständig meinen Kalender oder mein Notizbuch verlegt hatte. Ich konnte mich nicht darauf trimmen, ein Notizbuch und einen Stift mit mir herumzutragen.

Das muss nicht für dich gelten. Grundsätzlich kannst du alles als Inbox verwenden, mit dem du dich selbst wohl fühlst. Das kann sein:

  • Eine Seite in deinem Kalender
  • Ein Notizbuch
  • Post-It’s (wobei du diese wahrscheinlich kaum mit dir herumtragen wirst)
  • Dein Handrücken (naja…)
  • Meine Klare Empfehlung: Eine App

Warum eine App? Weil die meisten von uns ihr Handy sowieso immer dabei haben. Oft verlieren wir eher unsere Hausschlüssel als das Smartphone. Das trifft wohl auch immer mehr auf Lehrer zu. Genau da liegt der unschlagbare Vorteil einer Inbox auf dem Handy: Du hast sie immer dabei.

Ich verwende mittlerweile Microsoft OneNote für Notizen. Es hat nämlich zusätzlich zur Verfügbarkeit auf dem Handy noch einen weiteren Vorteil: Alle Notizen synchronisieren sich automatisch mit den anderen Systemen, auf denen du OneNote installiert hast, z. B. deinem PC. Zusätzlich lassen sich sogar Sprachnotizen speichern, falls die Zeit zum tippen mal knapp sein sollte.

Es gibt eine Fülle an Apps für das Erstellen einer Inbox. Im Prinzip funktioniert auch die simpelste vorinstallierte Notizapp. Aber wie geht es dann eigentlich weiter?

Was passiert mit der Inbox?

Jetzt zur wichtigen Frage: Was stelle ich eigentlich mit den Notizen an? Die Antwort ist logisch: Die Inbox muss natürlich ab und an geleert werden. Ich verwende am Abend noch fünf Minuten um die Neuigkeiten meiner Inbox zu checken. Dann übertrage ich die verschiedenen Neuerungen auf passende To-Do-Listen.

Neue Aufgaben vom Rektor erhalten? Rauf damit auf die To-Do-Liste für die Schule. Eine Idee für einen Blogartikel? Ich führe dafür eine Liste mit Ideen für Blogartikel. Einen Schritt für ein Projekt vergessen? Ab damit in die passende Next-Step-Liste. Übrigens alles in Evernote, das sich für mich als eine Art Universalplaner durchgesetzt hat. Zum Führen von To-Do-Listen gibt es einen späteren Artikel.

Schnelle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, erledige ich dann sofort. Mit solchen Aufgaben möchte ich mich später nicht nochmal beschäftigen. Das Aufschreiben auf eine Liste würde vermutlich länger dauern, als diese Aufgabe sofort durchzuführen. Lies dazu unbedingt meinen Artikel zur Zwei-Minuten-Regel.

Wichtig ist hier auf jeden Fall die Kontinuität. Es gibt nur zwei wichitge Regeln:

  1. Führe die Inbox fortlaufend und schreibe konsequent alle Neuigkeiten SOFORT auf diese Liste.
  2. Kontrolliere die Inbox regelmäßig und übertrage neue Aufgaben.

Fazit

Durch die Inbox schaffst du Ordnung in deinem Arbeitszimmer und in deinem Gehirn. Jeder Lehrer braucht daher ein Inbox-System. So kannst du deine losen Enden verknüpfen und musst auch nie wieder überlegen, wohin du bestimmte Dinge nun gerade ablegen sollst.

Das kannst du sofort tun

Hier ein paar mögliche Schritte zum Inbox-System, die du sofort einleiten kannst:

  1. Notiere, für welche Dokumente du idealerweise ein Ablagesystem haben solltest
  2. Kaufe Ablagekästen für die Inbox
  3. Kaufe ein Notizbuch
  4. Lade dir eine App für Notizen aufs Smartphone
  5. Hol dir hier die kostenlose Anleitung zum aufgeräumten Arbeitszimmer.

Schlusswort

Wie denkst du über die Inbox? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Welche Probleme treten auf? Schreib einen Kommentar zu diesem Artikel, jeder Kommentar wird beantwortet.

Bis zum nächsten mal.

Und vergiss nicht: Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.

Basti

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