Das 4-Ordner-System zur Materialorganisation

Das 4-Ordner-System zur Materialorganisation - lehrer-zeit.de

Vor ein paar Tagen erhielt ich eine sehr nette E-Mail einer Leserin. Sie schrieb: “Mir fehlt noch ein kluges System, um den Überblick über den Unterricht in vielen verschiedenen Klassen zu behalten. Wohin mit den Kopien für den Sachunterricht in Klasse 4a im Gegensatz zu denen für die 4b? Und wie kriege ich das am besten geordnet in meine Tasche?” Ich glaube, die Leserin beschreibt ein sehr gängiges Lehrerproblem. Heute möchte ich dir mein 4-Ordner-System vorstellen, mit dem ich mein Chaos unter Kontrolle halte.

Ich kann nicht mehr sagen, wie oft ich früher noch einmal losrennen musste, um meine vergessenen Kopien zu holen. Auch nicht, wie viel Zeit ich unnötig mit dem Suchen meiner Notizen, Unterrichtsverläufe oder Arbeitsblätter in meiner eigenen Schultasche verbracht habe. So viel Material, so wenig Platz.

Mit der Zeit hatte ich genug davon. Ich habe mir ein System zur Materialorganisation überlegt, das für mich  zuverlässig und sicher funktioniert. Dieses 4-Ordner-System möchte ich hier mir dir teilen.

Was ein System zur Materialorganisation leisten muss

Das 4-Ordner-Ordnungssystem, das ich dir zeige, funktioniert für mich sehr gut. Für dich muss das nicht zwangsläufig gelten, da du deinen Unterricht natürlich auch anders gestaltet, als ich das tue. Damit dein persönliches System aber funktioniert, sollte es die folgenden Eigenschaften erfüllen:

1. Platz für alle Eventualitäten bereithalten

Das Ordnungssystem bricht zusammen, sobald unvorhergesehene Materialien dazu kommen, für die kein Platz vorgesehen ist. Ein Schüler überreicht dir morgens einen Zettel von seinen Eltern. Wohin damit? Hast du einen Platz für Prüfungen? Weißt du genau, wohin du die unterschriebenen Elternbriefe ablegen möchtest?

Dein eigenes System muss Platz für diese Eventualitäten haben. Daher überlege dir als ersten Schritt, welche verschiedenen Arten von Papier in deinem Ordnungssystem Platz finden müssen.

2. Klare Kennzeichnung

Ein Ordnungssystem kann noch so gut überlegt sein, das alles bringt dir nichts, wenn du selbst nicht mehr weißt, wohin du die verschiedenen Papiere einordnen wolltest. Daher müssen alle Register oder Ordner eindeutig beschriftet und leicht erkennbar sein.

3. Einfach greifbar

Um die Elternbriefe einzuordnen musst du deinen Ordner A öffnen, auf Registerseite 10 blättern, dort den Schnellhefter herausnehmen, in diesem auf Seite 7 blättern, aus der Folie den Briefumschlag holen und dort den Elternbrief einordnen. Glückwunsch, wenn du da die Übersicht behältst. Zeit kostet das auf jeden Fall.

Ein effizientes Ordnungssystem sollte so einfach gegliedert sein, dass möglichst wenig geblättert und ausgeordnet werden muss. Überlege dir gut, wie viele Unterordner du wirklich haben möchtest.

Mein “4-Ordner-System”

Für das 4-Ordner-System brauche ich

  1. a) 4 Ordner (Überraschung!): 3 normale Mappen, beispielsweise Eckspannermappen und eine Registermappe
  2. b) eine riesige Menge an Aktenhüllen

Das 4-Ordner-System zur Materialorganisation - lehrer-zeit.de

Die vier Kernbereiche meiner Materialorganisation

Das 4-Ordner-System besteht nicht zufällig aus vier Bereichen. Ich habe festgestellt, dass der Papierkram in meinem Lehreralltag vier Kernbereichen zugeordnet werden kann.

  1. Mein Unterrichtsmaterial
  2. Unterrichtsmaterial für die Schüler
  3. Prüfungen
  4. Korrespondenzen und Elternbriefe

1. Mein Unterrichtsmaterial

Das 4-Ordner-System zur Materialorganisation - lehrer-zeit.de

In meiner Registermappe befinden sich alle Unterrichtsmaterialien, die für mich interessant sind. Die Register der Mappe teilen daher mein Material auf die verschiedenen Fächer und Klassen auf. Ich habe ein Register für jedes Fach in den verschiedenen Klassen.

Da ich meinen Unterricht in einem großen Arbeitsblock vorbereite, muss ich mich immer kurz erinnern, wie der Ablauf der Stunde genau geplant war. Daher benötige ich alle Materialien der Stunde, am besten in der richtigen Reihenfolge geordnet, noch einmal zur Ansicht. Hier kommen die Aktenhüllen zum Einsatz.

Eine Aktenhülle enthält alle für eine Unterrichtseinheit benötigten Materialien, also beispielsweise:

  • kurze und übersichtliche Verlaufsplanung mit Hinweisen auf Materialien, Medien etc. (dazu gibt es später noch einen Blogartikel)
  • Hefteintrag
  • Arbeitsblätter
  • Lösungen
  • Hilfestellungen
  • Gruppenanweisungen

Wichtig: Hier befinden sich keine Kopien! Zum Einen aus Gründen der Übersicht, zum Anderen, weil die Mappe diese Belastung nicht lange überleben wird.

Wie du sehen kannst, habe ich in meiner Registermappe auch noch je ein Fach für Klassenleitung und Lehrerzimmer. Dies sind Reservefächer für alle einzelnen Blätter, die nicht zu Korrespondenzen oder Elternbriefen zählen, oder die für bestimmte Lehrer oder das Sekretariat bestimmt sind.

2. Unterrichtsmaterial für die Schüler

In diesen Ordner kommen, ganz einfach, alle Kopien. Damit ich mich hier zurechtfinde, habe ich eine Aktenhülle pro Klasse und Fach. Diese Aktenhülle ist wieder eindeutig beschriftet, so dass ich nur noch zugreifen muss.

Damit ich nicht eine ganze Woche mit diesem Gewicht durch die Gegend rennen muss, habe ich mir angewohnt, jeden Morgen direkt nach Betreten des Lehrerzimmers die Kopien für den heutigen Tag aus meinem Schrank in diesen Ordner zu legen. Jeden Morgen. So bleibt das System überschaubar und wasserdicht.

3. Prüfungen

Das 4-Ordner-System zur Materialorganisation - lehrer-zeit.de

Im dritten Ordner befinden sich alle gehaltenen oder noch zu haltenden Prüfungen. Diese werden jeweils eingeordnet in, du hast es erraten, einer eigenen Aktenhülle. Ganz oben muss in jeder Aktenhülle ein Blatt liegen, dass es dir ermöglicht, die Prüfung eindeutig zuzuordnen. Idealerweise schreibst du dir Klasse und Name der Prüfung einfach in großen Buchstaben auf ein A4-Papier.

Dieser Ordner kann schnell enorme Ausmaße annehmen. Ein regelmäßiges Aussortieren ist daher sehr wichtig. Ich sortiere die Prüfungen aus, sobald ich die meisten Arbeiten der Schüler zurück bekommen habe. Die fehlenden Arbeiten notiere ich mir dann auf einem Extra-Blatt, das in dem Ordner beiliegt. Ich gebe zu: dieser Teil ist das schwächste Glied des Systems, hat aber bisher trotzdem meist problemlos funktioniert.

4. Korrespondenzen und Elternbriefe

Das 4-Ordner-System zur Materialorganisation - lehrer-zeit.de

Wie könnte es anders sein: auch die verschiedenen, noch zu verteilenden oder bereits wieder eingesammelten Elternbriefe erhalten je eine eigene Aktenhülle. Für Krankmeldungen oder sonstige Briefe von Eltern habe ich eine eigene, eigens beschriftete Hülle parat. Natürlich müssen auch diese regelmäßig aussortiert werden.

Fazit

Für mich funktioniert dieses 4-Ordner-System nun seit mehreren Jahren sehr gut. War ich früher chaotisch und durcheinander, so weiß ich jetzt, wo ich meine Materialien suchen muss. Ausnahmen bestätigen die Regel: die Wochenplanarbeit mit 15 verschiedenen Kopien für jeden Schüler passt auch in meinen Ordner nur sehr schwer.

Mein 4-Ordner-System muss natürlich für dich nicht funktionieren. Ich kann dir aber nur sehr ans Herz legen, ein eigenes System zur Materialorganisation zu entwickeln.

Vor allem wäre es natürlich toll, wenn du dein System mit uns teilen würdest. Ich glaube, in Sachen Materialorganisation können wir alle noch viel dazu lernen. Benutzt du ein ähnliches System oder ein komplett anderes? Welche Schwächen erkennst du am 4-Ordner-System?

Bis zum nächsten mal.

Und vergiss nicht: Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.

Basti

Leave a Comment:

(8) comments

manu 2017-08-21

Hi Basti, was grade an der Schule beim Sortieren 😀 – da passt dein Artikel ja wie gemacht!
Nach meiner Erfahrung ergeben sich Details jedes Jahr wieder neu im laufe der Zeit, dennoch haben sich auch bei mir einige Strukturen fix etabliert:
Der Wochenplan ist mein Spickzettel; ganz vorn in der ersten Aktenhülle meines wichtigsten Eckspanners, dahinter aktueller Kram, der noch nicht erledigt ist. Weitere Aktenhüllen für Material/Stundenplanungen liegen dahinter, werden aber bald in die jeweiligen Ordner einsortiert.
Meine Kopien bewahre ich pro Klasse und Fach im (gerade erwähnten), dazu gehörigen Ordner auf, der wiederum befindet sich (wann immer möglich) in dem (Fach-)Raum, wo ich ihn letztlich auch brauche. Dort hin trage ich die gelochten Blätter in….Aktenhüllen 🙂
Elternbriefe sammle ich nicht mehr ein. Das nervt so schrecklich…bäh!
Das macht ein zuverlässiger Schüler für mich :).
Der bekommt dafür einen schmalen Ordner mit Klassenlisten (zum Abhaken) und Klarsichthüllen für die kleinen Abschnitte. Auch das Eintreiben der fehlenden geht so ohne mein Zutun – das ist mein Lieblingssystem.
Entschuldigen sammle ich alle nur noch in einer einzigen Klarsichthülle. Mir ist aufgefallen, dass die so gut wie niemand mehr braucht. Und sollte es doch so sein, sind die schnell heraus gesucht (alle paar Jahre kommt das mal vor). Ach ja, der Ordner hierfür steht im Klassenzimmer, vorne dran liegen die Schülerlisten (da gönne ich mir ein alphabetisches Register). Hier kommen auch die Elternbriefe, Nachsitztermin-Briefe etc. des laufenden Jahres hin.
In meiner Schultasche ist also dauerhaft nur ein Eckspanner und ich achte drauf, dass der nicht zu dick wird, indem ich meine Ordner regelmäßig füttere. Übrigens lege ich wert auf schöne Motivordner. Ich will sie ja gerne in die Hand nehmen!
Hab noch recht schöne Ferien.
LG manu

Reply
    Basti 2017-08-21

    Hey Manu, sortieren in den Ferien? Sowas 😉

    Ein Ordner klingt natürlich noch besser als 4 Ordner. Allerdings muss ich dafür ja erstmal quer durchs Schulhaus laufen und Kopien verteilen, das ist mir dann auch zu kompliziert. Wenn man natürlich viel in seiner eigenen Klasse ist, ist das was anderes.
    Arbeiten an Schüler auslagern ist mir natürlich auch das Allerliebste 🙂

    Dir auch noch schöne Ferien, bleib jetzt bloß von der Schule weg!

    Reply
      Anke 2017-08-23

      Ich schließe mich mal Manus Kommentar an:

      Ich arbeite – vor allem im Fachunterricht – grundsätzlich mit einer kompletten Reihenplanung – am besten natürlich eine, wo auch die Kinder vorher Mitspracherecht hatten.
      Die Kopien bereite ich für jede Klasse komplett vor, d.h. alle Arbeitsblätter liegen in der Klassenstärke (+ 2 AB als Sicherheitskopie, falls neue Schüler dazukommen) , in der richtigen Reihenfolge und versetzt sortiert in der Fachklasse in einer Ablage bereit.
      Das Ablaufen aller Klassen habe ich so “nur” einmal pro Unterrichtsreihe. Änderungen oder außerplanmäßige Kopien bringe ich dann immer aktuell mit.

      In meiner Registermappe, die ebenfalls nach Fach und Klasse eingeteilt ist, habe ich dann ebenfalls die komplette Reihenplanung inkl. den Kopiervorlagen und weiteren (z.B. laminierten) Materialien, die ich nicht x-fach herstellen möchte, sondern dann von Klasse zu Klasse trage.

      Das System funktioniert natürlich nur, wenn mir die Kollegen in “ihrer” Klasse ein Platz für die Ablage geben, was bisher aber nie ein Problem war. 😉

      Euch noch schöne Ferien!

      Reply
        Basti 2017-08-23

        Hallo Anke,

        klingt durchwegs sinnvoll 🙂 Vor allem, da du ja wirklich komplette Unterrichtsreihen vorbereitest, ist ein solches Vorgehen sehr schlau. So musst du ja auch nicht permanent die Klassen ablaufen, sondern nimmst dein Zeug eben für diese Sequenz komplett mit. Sicher ein Input, den ich im nächsten Schuljahr auch umzusetzen versuche. Danke dir dafür.

        Liebe Grüße

        Basti

        Reply
SaWie 2017-08-23

Hallo,

bei mir ist vieles ähnlich. Für meine Unterrichtsmaterialien (Kopiervorlagen) habe ich auch den Ordner mit Register. Außer den Fächern gibt es dort noch die Rubriken Eltern, Konferenzen und Sonstiges.
Die Unterrichtsplanung (Jahres- und Wochenplanung) mache ich komplett digital und speichere sie in der Dropbox, die ich über mein Handy und – TATATAAAAA!!! seit Juni 2017 auch über den PC in der Klasse abrufen kann. Über die Jahre habe ich mir da ein Dokument entwickelt, in dem alles wichtige auf einen Blick zu sehen ist, so dass ich keinen Lehrerkalender mehr brauche. Einige meiner Schüler glauben ernsthaft, dass mein Handy darüber bestimmt, ob und welche Hausaufgaben sie aufbekommen, ob wir einen Ausflug machen oder Zeit für eine Spielestunde haben… 😉

Für meine eigene Klasse sortiere ich die Kopien in ein nach Fächern beschriftetes Hängeregister ein.
Da ich im Fachunterricht ausschließlich Musik habe, wo ich auch schon mal dickere Notenmappe, CD`s – bzw. seit dem letzten Schuljahr habe ich ein Tablet mit Playlists zu den Unterrichtsreihen – mitnehmen muss, habe ich pro Jahrgangsstufe eine Kiste (Kopierpapierkastendeckel), in den ich die Kopien, die Hörbeispiele, und die Noten hinter die jeweiligen Klassenlisten (falls ich mehrere Klassen in einer Stufe habe) einsortiere.
Für die Klassenarbeiten und Lernzielkontrollen habe ich ein zweites Hängeregister mit einer Mappe für jedes Kind. An den Morgenden, an denen die unterschriebenen Tests zurückkommen sollen, hole ich alle Mappen aus dem Hängeregister und die Kinder müssen ihre Tests, nachdem sie mir die Unterschrift gezeigt haben selber abheften und wieder in das Hängeregister packen. Danach sieht man dann sofort, wenn noch Mappen draußen liegen. Diese lasse ich bis zum nächsten Tag draußen (s.u.) liegen und frage dann bei den betreffenden Kindern noch einmal nach. So spare ich mir die Liste zum Abhaken.
Rückläufe von Elternbriefen hänge ich mit einer Riesenbüroklammer an den Hängeregisterkasten. Nach ein paar Tagen schaue ich dann durch, welche noch fehlen, und hake ggf. nach.
Muss ich Geld einsammeln, wird morgens für 10min der Schreibtisch geöffnet, alle Umschläge in eine Schublade geschmissen und dann wieder abgeschlossen. Nachmittags leere ich die Schublade dann und hake in Ruhe ab. Inzwischen habe auch alle kapiert, dass man den Umschlag mit dem Namen des eigenen Kindes beschriften sollte… 😉

Bis kurz vor Ende des letzten Schuljahres war immer noch ein Problem, dass sich trotzdem jeden Tag Stapel auf meinem Tisch angehäuft hatten, für die ich keinen richtigen Platz hatte. Die habe ich dann mal sortiert und festgestellt, dass sich die Sachen in ABHEFTEN (Kopiervorlagen), FEHLENDE KINDER (AB´s, Briefe etc.), TESTS (die Hängeregistermappen der Kinder ohne Unterschrift) und SONSTIGES sortieren lassen. Für diese Rubriken gibt es jetzt Ablagefächer auf der Fensterbank neben meinem Tisch, welcher dadurch ordentlicher aussieht.

Reply
    Basti 2017-08-23

    Wow, danke für die ausführliche Antwort.

    Mittlerweile habe ich auch alles nur noch digital, was gerade beim Umzug ziemlich von Vorteil ist. Meistens fühle ich mich trotzdem noch besser, wenn ich den Verlaufsplan irgendwie dann doch vor mir liegen habe um kurz drauf zu schauen. Aber prinzipiell hätte ich auch alle im Tablet dabei. So lässt sich natürlich sehr viel Traglast vermeiden.

    Die Idee mit den Hängeregistern finde ich sehr interessant, gefällt mir gut. Wieder eine Möglichkeit, den eigenen Kopf freier zu bekommen. Und tatsächlich am Ende übersichtlicher als mit regulären Ordnern.

    Danke für deinen Beitrag, da war sicher für viele die eine oder andere brauchbare Idee dabei.

    Liebe Grüße
    Basti

    Reply
Elmu 2017-08-25

Hallo Basti,
ich mache das auch sehr ähnlich. Gerade in der Grundschule ist ein weiteres Problem oft, dass man EWIG braucht die vielen ABs immer abzuheften. Daher kopieren meine Parallelkollegin und ich immer alle ABs einer Reihe die jeder bearbeitet haben MUSS und tackern sie zusammen (für beide Klassen). So muss ich nurnoch Differenzierungs-ABs organisieren und die habe ich dann in einem Klassen-Fach-Eckspanner im jeweiligen Zimmer (natürlich) in Folien sortiert bereitliegen.
Stationsarbeiten werden bei uns an der Schule mit Briefablagen organisiert. Kopiervorlagen für eventuell vermisste ABs liegen zusammen mit dem Lösungsblatt ganz unten in der Ablage. So sehen die SuS auch schnell ob sie das schon gemacht haben oder es noch kopiert werden muss.
Grüße

Reply
    Basti 2017-08-25

    Hallo Elmu,

    danke für deine Antwort.
    Ich glaube, dass ich euch gerade dadurch, dass ihr zu zweit arbeitet, sehr viel organisierter vorgehen könnt. Schön, wenn man solche Kollegen hat. Ansonsten klingt das auch recht durchdacht.

    Liebe Grüße

    Basti

    Reply
Add Your Reply

Leave a Comment: