Jeder Lehrer kennt das Gefühl. Eigentlich war den ganzen Tag etwas los, trotzdem hat man nichts geschafft. Wie konnte das nun wieder passieren? Grund dafür sind oft bestimmte Tätigkeiten, die weit mehr Zeit benötigen, als tatsächlich wahrgenommen wird. In diesem Artikel werde ich auf 8 Zeitfresser im Lehreralltag eingehen und was dagegen unternommen werden kann.

1. Die Suche nach der Büroklammer im Stiftehaufen

Wusstest du, dass der deutsche Arbeitnehmer im Schnitt fast 2 Stunden täglich mit dem Suchen nach Dokumenten verbringt? Ich selbst bin da ebenfalls keine Ausnahme. Sei es mit dem Suchen nach Arbeitsmaterial, nach den Schlüsseln, der Geldbörse, dem Handy… Die Möglichkeiten, etwas nicht zu finden, sind schier endlos.

Es ist keine Überraschung, dass auch wir Lehrer sehr von Unordnung betroffen sind. Es gibt so viele verschiedenartige Baustellen, dass es schon einer gewissen Disziplin bedarf, nicht im Chaos zu versinken.

Die wesentlichen Ordnungsbereiche

Dabei ist es durchaus machbar, in allen möglichen bereichen deines Schulalltags nachhaltige Ordnungssysteme zu etablieren. In meinem Artikel Ordnungssystem für Lehrer spreche ich die wesentlichen Bereiche des Lehererlebens an, die Struktur und Ordnung benötigen, nämlich:

• Arbeitszimmer
• Digitale Ordnung am PC
• Ordnung in der Schultasche
• Ordnung nicht benötigter Materialien
• Ordnung in der Schule

Drei Grundsätze nachhaltiger Ordnung

Es gibt drei Grundregeln der Ordnung, die ich nur immer wieder aufs neue betonen kann. Sie bilden die Grundlage jeder Zeitersparnis duch bessere Struktur und Organisation. Die drei Grundsätze lauten:

1. Ausmisten, Ausmisten, Ausmisten
2. Alles braucht seinen Platz
3. Kleine Termine um die Ordnung zu halten

Es klingt natürlich einfach, ist im Detail natürlich durchaus ein bisschen aufwändiger. Dennoch schadet es nicht, sich so bald wie möglich mit der Problematik „Ordung“ auseinanderzusetzen.

Mehr dazu erfährst du hier:
Ordnungssystem für Lehrer
Gratis-Video-Challenge „15 Minuten Ausmisten“
Videokurs „Ordnung im Arbeitszimmer“

2. Mehrarbeit durch Vergessen

Gerade am Anfang meiner „Lehrerkarriere“ hatte ich oft mit diesem Zeitfresser zu kämpfen. Vergessene Termine, Elternbriefe mit falschem Datum, nochmals zum Kopierer rennen, weil ja da noch dieses eine Arbeitsblatt war. Wertvolle Lebenszeit so einfach zu vergeuden ist nicht nur schade, sondern führt unnötigen Stress herbei.

Die Lösung ist so einfach wie logisch: To Do Listen. Es heißt zwar immer: „Ich muss mir das nicht aufschreiben, ich bin ja noch jung.“ Die Annahme, das Vergessen habe etwas mit dem Alter zu tun, ist aber einfach Quatsch. Verplantheit tritt bei vielen schon in sehr jungen Jahren auf.

Das ist nicht schlimm und kann mit dem richtigen To Do Listen-System ohne Probleme behoben werden. Was du dir richtig und sinnvoll aufschreibst, kannst du nicht vergessen. Ein Problem weniger. Lies auch meinen Artikel darüber, wie du ein sinnvolles System für To Do Listen erstellen kannst.

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Videokurs „Das Lehrerleben organisieren mit todoist“
Wie do mit todoist deinen Tag regeln kannst
Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix

3. Papierkram

Ein nicht zu unterschätzender Teil der Zeit eines Lehrers geht für bürokratische Arbeiten drauf. Dieser Zeitfresser wird, zumindest gefühlt, auch in Zukunft immer weiter ansteigen. Genauere Wochenpläne, Stoffverteilungspläne, Kompetenzraster, Förderpläne, Berichte… An Papierkram mangelt es nicht.

Wer liest das eigentlich?

Daher wird es immer wichtiger, seinen Papierkram sinnvoll zu bearbeiten. Zuallererst kannst du dir die Frage stellen: „Wer liest das überhaupt?“ Für Papierkram, der eh nur abgeheftet wird um dann zu verstauben, braucht man sich normalerweise kein Bein auszureißen. Oft kann auch Material vom Vorjahr überarbeitet werden.

Ich rufe nicht dazu auf, seine Arbeit schlecht zu erledigen. Wie immer solltest du dir aber überlegen, wie viel bestimmte Arbeiten deinen Schülern oder dir selbst überhaupt bringen. Danach solltest du auch deinen Fokus ausrichten. Überflüssige Papierarbeiten sind nicht nur schlecht für den Regenwald, sondern auch enorme und überflüssige Zeitfresser.

Vorlagen erleichtern das Leben

Zudem empfehle ich, für jedwede sich wiederholende Papierkram-Aufgabe eine digitale Vorlage bereitzuhalten. Hier ein paar konkrete Vorschläge, in denen sich das absolut lohnt:

• Vorausgefüllte Dienstreise-Anträge (beispielsweise im PDF)
• Mitteilungs- und Korrespondenztexte, damit nicht jedesmal die Formulierungen neu gemacht werden müssen
• ein digitaler Wochenplan, wie meine gratis Excel-Vorlage
• Formulierungen für Zeugnisbemerkungen oder Förderpläne
• Vorlagen für Arbeitsblätter oder Prüfungen

Diktiersoftware verwenden

Als enorme Hilfe in meinem Schulalltag hat sich die Dragon Diktiersoftware erwiesen. Mit dieser kann ich Texte diktieren, anstatt sie zu tippen. Ich habe die Zeit gemessen und kann sagen, dass ich beispielsweise meine Zeugnisbemerkungen in einem Viertel der Zeit diktiert habe, die ich ansonsten mit dem Tippen verbracht hätte.

Meine Erfahrungen habe ich in dem folgenden Artikel zusammengefasst:
Lehrer und Spracherkennungssoftware

4. Für den Unterricht recherchieren

Einen informativen Zeitungsartikel zu finden, ist ein schönes Gefühl. Genauso kann es sich mit einem passenden Filmausschnitt verhalten. Aber wie so oft verbringt man auch hier mit der Suche nach passendem Material Unmengen an Zeit.

Kennst du das auch? Du setzt dich an den PC und möchtest nur schnell ein Arbeitsblatt finden und plötzlich ist eine ganze Stunde wie weggeweht. Dann hast du zwar dein Arbeitsblatt, aber zu welchem Preis?

Hilfreiche Zeitmanagement-Strategien

Zugrunde liegt oft das Parkinsonsche Gesetz: Je mehr Zeit für eine Tätigkeit vorhanden ist, umso mehr dehnt sich diese Tätigkeit auch aus. Gerade beim Recherchieren empfehle ich dir daher zwei einfache Grundregeln:

1. Zeitlimit setzen: Ein klares, realistisches und vor allem knappes Zeitlimit für deine Recherche sollte bereits vorher festgelegt werden. Wenn die Zeit um ist, dann höre auf, weil die Ergebnisse nicht mehr besser werden.
2. Nur 3 Alternativen suchen: Je mehr Alternativen der Mensch zur Verfügung hat, umso länger dauert die Auswahl. Interessanterweise wird der Mensch mit seiner Wahl auch unglücklicher, je mehr Möglichkeiten zur Entscheidung vorliegen (paradox of choice). Genauso verhält es sich auch mit dem Material deiner Recherche. Wenn du also drei mögliche Arbeitsblätter zur Auswahl hast, dann suche nicht mehr weiter, sondern entscheide dich sofort!

5. Unterrichtsmaterial erstellen

Ein ähnlicher Zeitfresser ist auch die Erstellung des Unterrichtsmaterials. Eine Differenzierungsmaßnahme kann dich schnell 30 Minuten Arbeit kosten. Individuell erstellte Arbeitsblätter brauchen sehr lange für die Erstellung. Der Vorteil solcher Arbeitsmaterialien ist natürlich offensichtlich, aber wie sieht es mit deiner Zeit aus?

Dein Feind: der Perfektionismus

Wer Wert auf seine eigene Freizeit legt, muss auch hier wieder lernen, seinem Perfektionismus Einhalt zu gebieten. Genauso muss eine klare Auswahl erfolgen, welche Materialien wirklich sinnvoll sind und ob die zusätzliche Arbeit wirklich ausreichend belohnt wird. Hier hilft mir immer sehr, mir das Pareto-Prinzip vor Augen zu halten.

Mit Struktur erstellen

Generell macht es sehr viel Sinn, dir sehr genau zu überlegen, wie du bei der Erstellung deiner Arbeitsmaterialien vorgehst. Wichtig ist dabei vor allem, dass du dir als erstes Gedanken über die Inhalte machst und dich nicht schon von Anfang an in irgendwelchen Formatierungsfragen verlierst.

In meinem Artikel „Arbeitsblätter selbst erstellen mit Word“ habe ich dir nicht nur eine Sammlung der wichtigsten Kriterien für gute Arbeitsblätter zusammengefasst, sondern auch eine 7-Schritte-Anleitung zur effizienten Erstellung dieser Arbeitsmaterialien erstellt.

Nachhaltige Unterrichtsplanung

Zudem hat sich in den letzten Jahren als sehr hilfreich erwiesen, dass ich immer ein bisschen mehr Zeit bei der Planung verwendet habe, um diese nachhaltig zu gestalten. Das bedeutet, dass ich alle meine Unterrichtseinheiten so verarbeite, speichere und mit Notizen spicke, dass ich diese theoretisch auch in 5 Jahren noch aus dem Stegreif halten könnte.

Dazu gehören beispielsweise auch kurze Verlaufspläne, auf denen ich alle Eckpunkte der Stunde notiere. Natürlich ist auch eine digitale Ordnerstruktur hilfreich, genauso wie eine klare Benennung von Dateien. Eine vollständige Erfassung der Materialien, z.B. durch Einscannen oder auch das Schreiben von Lösungen dauert beim ersten mal natürlich wesentlich länger, zahlt sich jedoch spätestens beim zweiten Durchführen der Stunde aus.

Auch mal Materialien kaufen

Ich erstelle sehr gerne selbst Materialien – wenn es die Zeit zulässt. Mittlerweile habe ich aber festgestellt, dass oftmals auch das Kaufen von Materialien Sinn macht, zumindest dann, wenn sie schnell und einfach zu finden sind. Das geht natürlich durch einen Anbieter wie Lehrermarktplatz, auf dem jeder Lehrer seine eigenen Materialien anbieten kann.

Ich persönlich bin aber auch ein sehr großer Fan von Abonnement-Modellen, mit denen man Zugang zu den Arbeitsmaterialien großer Verlage bekommen kann. Besonders empfehlen möchte ich dir Lehrerbüro, da du hier wirklich auf eine sehr große Menge an Materialien herankommst, die du herunterladen, behalten und verändern darfst. (Vertreten sind hier beispielsweise Verlage wie Auer, Persen, AOL, Klippert, Elk oder Raabe).

6. Kopieren als Zeitfresser

Ich kenne doch immer noch viele Lehrer, die jeden Morgen eine Viertelstunde mit Kopieren verbringen. Dafür müssen sie natürlich eher da sein, extra Wege auf sich nehmen, warten, anstehen, die Blätter nochmals lochen, schneiden… Alles in allem ist man auf diese Weise jeden Tag gut beschäftigt.

Ich kann mich da natürlich selbst auch nicht komplett ausnehmen. Gerade in stressigen Zeiten, wenn doch mal von Tag zu Tag geplant werden muss, ist es nicht immer möglich, alles im Voraus zu erledigen. Dennoch versuche ich auch aus Gründen der mehrfachen Zeitersparnis, meinen Unterricht möglichst immer an einem Tag für die ganze Woche zu planen.

In meinem Artikel über das Stapeln ähnlicher Tätigkeiten erkläre ich diese Vorteile im Detail und gebe auch noch viele andere Beispiele, in denen es sich lohnt, gleiche Aufgaben geballt und gemeinsam zu erledigen.

7. Gespräche mit Kollegen führen

Eigentlich wolltest du in dieser Freistunde so viel schaffen. Die Klausur korrigieren, einen Elternbrief schreiben… Aber dann waren da ja doch noch die Kollegen. Und ganz schnell steckt man wieder in einem Gespräch über Schüler, Eltern, den Chef usw.

Ich bin für diese Ablenkung besonders empfänglich. Oft finde ich diese Gespräche auch sehr hilfreich, meine Schüler oder Eltern besser zu verstehen. Daher möchte ich Gespräche zwischen Lehrern natürlich auf keinen Fall verteufeln.

Aber man muss sich darüber im Klaren sein, dass sie passieren. Im Lehrerzimmer herrscht Ablenkung, der man nicht ohne Weiteres entkommen kann. Wer also dort versucht, strukturiert zu arbeiten, sollte sich nicht über Ablenkungen wundern. Hinterfrage also klar: Kannst du einen ruhigen Platz in der Schule finden, um zu arbeiten? Wenn nein, überdenke, ob es sich hier überhaupt lohnt, große Aufgaben anzugehen.

Plane kleine Aufgaben ein, die auch bei Ablenkung erledigt werden können. Krankentage eintragen erfordert üblicherweise kein hohes Maß an Konzentration. Genauso kannst du die Zeit nutzen, zu sortieren, auszumisten oder auch einfach nur Pause zu machen. Passe dich den Gegebenheiten an.

8. Der Weg zur Schule

Lange Zeit war er mir verhasst: Mein Weg zur Schule oder von ihr weg. Nicht wegen der Institution Schule an sich, sondern wegen der Zeit im Auto. So viel ungenutzte Zeit, die einfach nur sitzend verbracht wird.

Allerdings habe ich es mittlerweile geschafft, mir diese Zeit viel angenehmer zu gestalten. Es nutzt nichts, sich über vergeudete Zeit zu ärgern, stattdessen sollte man etwas ändern. Mittlerweile höre ich interessante Podcasts, Hörbücher oder auch meinen Spezialmix an motivierender Musik, um mich besser durch den Tag zu bringen.

Überlege selbst, wie du dir deinen Schulweg verbessern kannst. Gibt es ein Thema, über das du schon lange lernen wolltest? Ein Buch, das du immer lesen wolltest? Es gibt mittlerweile so viele Möglichkeiten, die Zeit unterwegs zum Lernen und Wachsen zu verwenden. Nutze sie!

Lies dazu auch:
Podcast-Empfehlungen (nicht nur) für Lehrer

9. Korrigieren

Die meisten Schularten kommen um das Korrigieren nicht herum. Spaß macht es selten bis nie, aber es gehört zumeist eben dazu. Darum auch hier die Frage: Wie kann es möglichst angenehm gestaltet werden, so dass es kein so großer Zeitfresser ist?

Planung lohnt sich

Auch hier zahlt sich gute Vorarbeit zumeist aus. Je klarer der Plan zur Korrektur, je klarer der Erwartungshorizont von dir selbst aufgestellt wurde, umso schneller wird später die Korrektur verlaufen. Du solltest dir auch wirklich ausführliche Gedanken über die Arbeitsaufträge machen. Je klarer sie formuliert wurden, umso weniger Probleme hast du später beim Bewerten.

Mehr dazu: Effizienter korrigieren (1) – Du gewinnst bei der Planung

Nutze zeitsparende Aufgabenformate

Nutze auch zeitsparende, leicht korrigierbare Aufgabentypen. In meinen Augen ist eine gute, schlau gestellte Multiple Choice Aufgaben nicht zwingend schlechter als eine offene Frage. Nur anders. Eine Reihe weiterer solcher Aufgabenformate stelle ich dir im Artikel Effizienter korrigieren (2) – Korrektureffiziente Aufgabenformate vor.

Effizientes Korrigieren kann man lernen

Es ist ja schon naheliegend: Da hat man wochenlang das gleiche Thema geübt und dann korrigiert man zum fünften Mal den selben Fehler, den man sogar noch vor der Prüfung nochmal besprochen hat. Klar: da ärgert man sich. Das Problem dabei ist: Sobald du dich ärgerst, vierlierst du deine Konzentration, machst Fehler und verlierst in der Konsequenz einfach Zeit. Es war eine harte Lektion, aber ich habe gelernt, dass es sich lohnt, sich nicht mehr über die Fehler der Schüler zu ärgern.

Es gibt eine Reihe solcher Lektionen, die ich gerade in meiner Anfangszeit lernen musste. Ich habe sie dir im Artikel Effizienter korrigieren (3) – Effiziente Korrekturabläufe zusammengefasst.

10. Vielfältige Ablenkungen

Ich bin ja wirklich kein Gegner der modernen Medien und, ich denke, auch relativ technikaffin. Dennoch gebe ich gerne zu Bedenken, dass diese Gerätschaften zu einer großen Zahl neuer Möglichkeiten führen, sich von seinen eigentlichen Zielen und Aufgaben abzubringen. Was kann man aber tun, um sich eben nicht plötzlich schon wieder in Instagram zu ertappen oder den Newsfeed von Spiegel Online zum zwanzigsten Mal erfolgslos zu erneuern?

Tipp 1 dazu lautet: Geräte beim Arbeiten abschalten. Verrückt, nicht wahr? Wenn ich arbeite, landet das Handy im Flugmodus, alle überflüssigen Geräte werden abgeschaltet und ich bin sofort viel weniger dazu verleitet, „mal eben schnell“ irgendeinen Müll nachzusehen.

Aber nicht nur Gerätschaften lenken uns ab, da sind ja auch noch Umgebungsgeräusche und Mitmenschen… Vor allem dafür habe ich eine eiserne Regel, und somit einen Tipp 2: Blockiere deine Arbeitszeit und kommuniziere klar, dass du jetzt nicht gestört werden möchtest.

Mir persönlich ist dieses störungsfreie Arbeiten sogar so wichtig, dass ich mir einen geräuschunterdrückenden Kopfhörer gekauft habe. Welche Möglichkeiten es noch gibt, erfährst du in meinem Artikel zum Vermeiden von Störungen.

11. Aufschieben

Eine weitere Problematik stellt das Aufschieben von Tätigkeiten dar. Hierbei wird auf mehrere Arten Zeit verbrannt. Zum Einen durch das aktive Trödeln und sich Beschäftigen mit Dingen, die eigentlich eher der Vermeidung dienen. Zum Anderen durch den zusätzlichen Stress, der entsteht, indem du dir viel zu lange über diese Tätigkeiten Gedanken machen musst.

Mir hilft gegen das Aufschieben, mir täglich genau eine Aufgabe mit hoher Priorität vorzunehmen. Nur eine, denn ansonsten ist der Anspruch schon wieder viel zu hoch und es kommt automatisch zu Enttäuschungen. Dies ist dann auch die erste Aufgabe, der ich mich an diesem Tag stelle. So ist sie auch so bald wie möglich erledigt und ich kann mich dem Rest des Tages freier widmen.

Wenn du mehr über das Priorisieren lernen möchtest, lies meinen Artikel zur Eisenhower-Matrix.

Fazit

Es gibt viele Zeitfresser im Lehreralltag und sie werden nicht verschwinden. Du kannst aber einiges dafür tun, dass sie nicht überhand nehmen und angenehmer verlaufen. Das Schlimmste ist, die Situation als unveränderbar hinzunehmen.

Welche Strategien verwendest du, um den Zeitfressern zu entkommen? Habe ich noch wichtige Zeitdiebe des Alltags vergessen? Teile mir deine Meinung zum Artikel mit.

Bis zum nächsten mal.

Und vergiss nicht: Auch Lehrer haben ein Recht auf Zeit.

Basti